Mažiau popierizmo – mažiau biurokratijos
Straipsnis "Valstybės tarnybos aktualijose", 2007 liepa

Žurnalistas Tomas Kanapka

Įsibėgėjantis elektroninis dokumentų
valdymas atveria kelią moderniam
viešajam administravimui

Temos apie biurokratijos mažinimą visuomet būna gausiai skaitomos. Nesibaigianti drama apie tuoj tuoj nulėksiančias galvas tų, „kurie laikosi įsikibę kėdės“. Yra ir kitas, ne stereotipinis, biurokratijos mažinimo kelias. Neskausmingas, įdiegiamas be pasipriešinimo ir be aukų. Visi nori mažiau popierių – tiek suįstaigomis reikalų turintys gyventojai, verslininkai, tiek įstaigose plušantys tarnautojai. Procesų ir dokumentų valdymo sistema, įdiegta įstaigoje, padeda sumažinti popierių, darbiniai procesai tampa skaidrūs ir kontroliuojami. Tarnautojų darbas tampa našesnis, nes jie tiksliai žino, ką daro, kokio svarbaus proceso dalis yra jiems skirta užduotis, kiek jie turi laiko jai atlikti.
Tai taikus būdas sumažinti biurokratizmą: palengvinti dokumentų rengimą įstaigos viduje, jų derinimą su kitomis institucijomis bei pagerinti bendradarbiavimą su gyventojais.

Tik pagalvokite, kiek problemų išsispręs!

Biurokratiją ir su ja siejamas problemas galima lengvai išspręsti kalnus popierinių dokumentų perkeliant į elektroninę terpę. Tuomet raštai, paklausimai, skundai, įsakymai, sutartys ir kiti oficialūs dokumentai keliauja ne koridoriais, bet internetu. Jie būna saugomi ne segtuvuose, bet elektroninėje terpėje.

Klausiate, ar elektroninis dokumentas turi tokią pačią teisinę galią, kaip ir popierinis? Taip. Cituojame Lietuvos archyvų departamento prie Vyriausybėsgeneralinio direktoriaus įsakymą „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“ (2006- 01-11): „Oficialus elektroninis dokumentas – vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą“.

Nuo 2008 m. pradžios visos valdiškos institucijos, kurios savo veikloje naudoja oficialius el. dokumentus, dokumentų valdymo kompiuterines sistemas turės būti pertvarkiusios pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimus. Šie reikalavimai paskatins įstaigas dokumentus valdyti nuo A iki Z kompiuterizuotai: rengti, registruoti, tvarkyti, saugoti,„versijuoti“, ieškoti ir naikinti. Šis pasakojimas apie tai, kokią naudą gauna institucijos, savo darbe jau šiandien naudojančios pažangias dokumentų valdymo sistemas, kurios atitinka minėtus reikalavimus.

Nuo popierių prie procesų

Informacijos struktūrizavimas ir organizavimas, greita dokumentų paieška, konkrečiam naudotojui aktualios informacijos atrinkimas ir pateikimas ir kt. – visa tai garantuotai sutaupo kiekvieno tarnautojo darbo laiko, kas reiškia paprastesnį ir efektyvesnį darbą.

Moderni dokumentų valdymo sistema suteikia galimybę fizinį dokumentų judėjimo kelią paversti elektroniniu. Vos patalpintas į sistemą ar elektroniniu būdu gautas dokumentas yra priskiriamas prie tam
tikros organizacijos veiklos/darbo (įsakymo rašymas, sutarties tvirtinimas, prašymas išduoti dokumentus ir kt.). Priklausomai nuo organizacijos vidinių taisyklių ir dokumento tipo, sistema pati paskirsto dokumentų srautus atsakingiems asmenims.

Kai veiklos procesai, susiję su dokumentais, yra automatizuoti, jie gali būti tobulinami, nes plika akimi būna matyti darbo efektyvumo apribojimai. Konkretausproceso dalyviai – tiek sekretorė, tiek
teisininkas ar įstaigos vadovas – visada turi informaciją apie tai, kaip tam tikras procesas vyksta, kokioje stadijoje, kokie artimiausi žingsniai, kur kliūtis, stabdanti sklandų darbą, ir kt. Procesas – tai dokumento gyvavimo schema arba kelias, o dokumentas yra atspindys įstaigoje vykstančio proceso: naujo darbuotojo priėmimas, prekės pirkimas, naujo prašymo registravimas, darbuotojo išleidimas
atostogų, informacinių išteklių suteikimas darbuotojui.

Viso veiklos proceso metu jo dalyviai tiksliai žino terminus savo užduotims įgyvendinti,mato tų užduočių svarbą. Sklandumo darbui suteikia ir tai, kad visuomet galima panagrinėti veiksmų istoriją: kuris tarnautojas kada ką darė, ką keitė, kokį sprendimą priėmė. Kuo mažiau ginčų dėl įsivėlusios klaidos ar vėlavimo – tuo daugiau pasitikėjimo kolegomis įstaigos viduje.

„Sekasoft“ – pirmaujanti dokumentų ir procesų valdymo sprendimų diegėja Lietuvoje – valstybinio sektoriaus klientams diegia „DocLogix“ sistemas. Evaldas Kulbokas, bendrovės „Sekasoft“ valdybos pirmininkas, teigia, kad tinkamai įdiegus „DocLogix“ dokumentų ir procesų valdymo priemones įstaigos popierinių, dokumentų srautus galima sumažinti 40 proc., iki 70 proc. sumažinti didelės apimties el. pašto laiškų srautą, perpus sumažinti dokumentų paieškai gaištamą laiką. „Be to, optimizuoti valdymo procesai įgalins sutaupyti apie penktadalį tarnautojų laiko, kuris galės būti išnaudotas tiems darbams, kuriems vis pritrūksta laiko“, – skaičiuoja p. Kulbokas.

Dirbant visuomet bus pasiekta geresnių rezultatų, jei organizacijoje veikiančios sistemos bus integruotos tarpusavyje. Todėl renkantis dokumentų valdymo programinį sprendimą būtina įsitikinti, kad toji sistema galės būti susieta su biuro programomis, el. pašto serveriu, buhalterinėmis ar specializuotomis toje įstaigoje naudojamomis programomis.

Evaldas Kulbokas, UAB „Sekasoft“ valdybos pirmininkas:
„Tyrimai rodo, kad žmogus, dirbantis prie netvarkingo stalo ir nenaudojantis
kompiuterinių dokumentų valdymo priemonių, vidutiniškai kasdien sugaišta apie 1,5
valandos ko nors ieškodamas arba blaškomas pašalinių dalykų. Susumavus
visus Lietuvos tarnautojus, gautųsi įspūdingas 10 milijonų darbo valandų išteklius– verta pasistengti, kad jis būtų panaudotas efektyviau, tiesa?“.

Ūkio ministerija jau naudoja ir džiaugiasi

Ūkio ministerija yra viena iš valdžios institucijų, savo darbe naudojančių „DocLogix“. Be Ūkio ministerijos, naudotojų sąraše randame ir kitus „Sekasoft“ klientus– Aplinkos ministeriją, Turizmo departamentą, tokias valstybines įmones kaip „Šiaulių energiją“, „Oro navigaciją“, ne vieną įstaigą jau ir šalies regionuose bei daugybę privačių kompanijų.

Ignas Krasauskas, technikos mokslų daktaras, vadovaujantis Ūkio ministerijos privalumus, kuriuos jo darbovietė įgijo įsidiegusi dokumentų ir procesų valdymo sistemą.

„Pirma, supaprastėjo sutarčių valdymas: matome sutartyse daromus pakeitimus, nepasimetame numeracijoje, lengvai randame, ko ieškome. Antra, valdome užduotis:
ministerijos kanceliarija registruoja visus gautus raštus sistemoje bei paskirsto užduotis su konkrečiais terminais kiekvienam atsakingam asmeniui. Taip kiekvienas darbuotojas mato tik sau aktualias užduotis bei jų atlikimo terminus. Jeigu dėl tam tikrų priežasčių užduoties vykdymas vėluoja, sistema informuoja apie tai tiek atsakingą žmogų, tiek užduotį skyrusį darbuotoją“, – pagrindinius privalumus dėsto Ūkio ministerijos atstovas.

Ignas Krasauskas, Ūkio ministerijos Informacinių technologijų skyriaus vedėjas:
„Šiandien tikrai galima teigti, kad projekto tikslai – palengvinti darbuotojų
darbą, susisteminti korespondenciją bei kitą dokumentaciją (sutartis,
potvarkius, įsakymus) organizacijoje – buvo pasiekti“.

Tuo tarpu ponas Kulbokas pažymi, kad nemažai įmonių, savivaldos ir valstybės institucijų naudoja labai riboto funkcionalumo dokumentų valdymo priemones, apsiribodamos
korespondencijos bei vidinių dokumentų registravimu kompiuteriniuose žurnaluose, rezoliucijų registravimu bei jų vykdymo kontrole. Daugelyje jų dokumentų
valdymo procesai liko nepakitę, o kadangi nenaudojami elektroniniai dokumentų atvaizdai, nesumažėja ir popierinių dokumentų srautai. Todėl neverta tikėtisdidelio tokių priemonių įdiegimo efektyvumo.

Pasak pono Kulboko, tam, kad dokumentų valdymas taptų išties efektyvus, reikalingas ir intensyvus elektroninių dokumentų atvaizdų naudojimas, ir realiai veikianti
elektroninio parašo funkcija, ir glaudi sąsaja su biuro ir el. pašto programomis, ir lanksčios procesų valdymo priemonės, ir pilnavertis elektroninių dokumentų valdymas.
Toks sprendimas turi apimti santykių su klientais valdymą, pirkimų administravimą, didelių projektų valdymą, posėdžių ir pasitarimų bei jų dokumentų rengimovaldymą, net idėjų sklaidą įstaigoje.

Komandiruotė – ne atostogos

Gediminas Mikaliūnas, vadovaujantis bendrovei „DocLogix“, sukūrusiai to paties pavadinimo lietuvišką dokumentų ir procesų valdymo sistemą, atskleidžia dar vieną privalumą modernėjančiai valstybės tarnybai. Naudojant įstaigoje įdiegtą dokumentų valdymo sistemą, dokumento derinimo, tvirtinimo ir bendro naudojimo procese gali dalyvauti asmenys, esantys toli vienas nuo kito. Kitame koridoriaus gale, kitame pastate, kitoje valstybėje!
„Internetu tarnautojas, tarkime, skyriaus vedėjas, gali pasiekti dokumentus, pats būdamas bet kurioje pasaulio vietoje. Jis turi galimybę tuos dokumentus keisti, patvirtinti ir daryti su jais lygiai tą patį, ką darytų būdamas savo darbo kabinete“, – sako „DocLogix“ valdybos pirmininkas.

Pasak pašnekovo, tai iš principo keičia komandiruotės supratimą valstybės tarnyboje. Komandiruotas tarnautojas nėra nepasiekiamas, lyg atostogautų. Priešingai, per pertraukas tarp posėdžių Briuselyje jis gali įsitraukti į įstaigoje vykstančius procesus ir juose pilnavertiškai dalyvauti. Kalba eina ne tik apie el. pašto žinučių perskaitymą ir atsakymą, bet apie dokumentų vizavimą arba pasirašymą elektroniniu parašu.

Gediminas Mikaliūnas, UAB „DocLogix“ valdybos pirmininkas, prognozuoja,
kad keisis požiūris į tarnautojų komandiruotes: „Net ir išvykę jie gali
turėti galimybę pilnavertiškai dalyvauti visuose įstaigos procesuose,
jei jie yra valdomi elektroniniu būdu. Tačiau sistema leidžia apimti
daugiau procedūrų. Ją išvystysime tiek, kad į „DocLogix“ bus
galima perkelti įstaigos intranetą“.

Įstaigos, dirbančios su „DocLogix“ sistema, dokumentus rengia pagal iš anksto patvirtintus šablonus: taip jie atitinka raštvedybos taisykles, įstaigoje galiojančią tvarką. Be to, išvengiama
dokumento sudarymo klaidų, kai kas nors suklysta įrašydamas įstaigos rekvizitus, nepateikia būtinos tam dokumentui informacijos ir pan.

Nieko nedaryk, problema išsispręs pati?

„Nedaryti nieko tol, kol problema pati išsispręs“, – tokiam retsykiais dar pasitaikančiam požiūriui į valdišką darbą ateina galas, kai į įstaigą „ateina“ šiuolaikinis procesų valdymas.

Valdiškų įstaigų veiklos specifika nulemia tai, kad jose cirkuliuoja didžiulis kiekis dokumentų. Per dieną gaunama iki kelių dešimčių ar net kelių šimtų įvairių raštų – ataskaitų, prašymų
gauti pažymas ar licencijas, gyventojų skundų, viešųjų pirkimų konkursinių dokumentų ir kt.

Su gaunamais dokumentais reikia ne tik susipažinti, tačiau ir į juos atsakyti. Lietuvos įstatymai griežtai nustato, per kiek laiko turi būti pateiktas atsakymas į konkrečius dokumentus. Pavyzdžiui, į Vyriausybės pavedimus turi būti atsakyta per 10 dienų, į gyventojų prašymus – per vieną mėnesį.

Informacijos ir dokumentų valdymo sistemas naudojančių įstaigų specialistai pripažįsta, kad pradėjus naudoti sistemąpagerėjo korespondencijos valdymas, atsakymaiį raštus tapo operatyvesni, atsakymai į užklausas – tikslesni. O juk būtent šie veiksniai ir nulemia geresnį klientų – gyventojų, organizacijų – aptarnavimą.

„Valstybės tarnybos aktualijų“ pašnekovas p. Kulbokas pastebi, kad daug tarnautojų laiko „suvalgo“ įvairių ataskaitų rengimas. „DocLogix pati kuria tarnautojui ataskaitas – ką jis šią savaitę nuveikė, kokius dokumentus sukūrė ir ko nespėjo, kokiuose procesuose dalyvavo“, – sako p. Kulbokas.

Kai įstaigos dokumentų valdymo procesai yra automatizuoti, jų vyksmas yra preciziškai ir automatiškai dokumentuojamas, todėl lengviau užčiuopti, kur problema yra užstrigusi, kokio sprendimo jai
trūksta. Problema neguli stalčiuje, o „kabo“ sistemoje ir monitoriaus ekrane „bado akis“ atsakingam pareigūnui ir, jei to pageidaujate, jo viršininkui ar įstaigos vadovui.

Tikisi bumo

Ponas Kulbokas prognozuoja, kad artimiausiu metu dar labiau išaugs valstybinių institucijų dėmesys modernioms ir funkcionalioms dokumentų valdymo sistemoms. Jo teigimu, „DocLogix“ atitinka
visus reikalavimus, keliamus tiek el. dokumentų valdymui, tiek elektroniniam parašui valstybės institucijose.

Tuo tarpu Gedimino Mikaliūno teigimu, dokumentų valdymo sistemų naudojimas valstybiniame sektoriuje sparčiai auga ne tik Lietuvoje, bet ir kaimyninėse šalyse. „Latvijoje dokumentų ir užduočių valdymą mūsų sistemai patikėjo netgi vadinamoji Informacinių technologijų ministerija – Elektroninės vyriausybės reikalų specialių užduočių tvarkymo institucija. Pamatę teikiamą naudą, latviai planuoja plėsti sistemos panaudojimą kitose valstybinėse institucijose“, – sako ponas Mikaliūnas.

Neabejojama, kad didžiausią postūmį sparčiam biurokratijos mažėjimui Lietuvos valdiškose įstaigose suteikia Lietuvos archyvų departamento generalinio direktoriaus įsakymas, kuriuo valstybinės
institucijos raginamos iki kitų metų pradžios pertvarkyti turimas kompiuterizuotas elektroninių dokumentų valdymo sistemas pagal naujus reikalavimus.

Tai įgalins įstaigas iki galo išnaudoti informacines technologijas dirbant su dokumentais, sumažins popierizmo, o kartu ir biurokratijos mastą: taikiai, be aukų. „Dokumentų valdymo sistemos įdiegimas užtikrina ne tik patį faktą, kad institucija atitinka teisnius elektroniniams dokumentams keliamus reikalavimus, bet ir suteikia teisę vadintis šiuolaikine valstybės institucija, orientuota į aukštą darbo kokybę ir biurokratijos mažinimą“, – reziumuoja ponas Mikaliūnas.