Šaltinis: ištrauka iš straipsnio "Valstybės žinių" priede "Veiklos kryptis"
 

Nacionalinėje mokėjimo agentūroje (NMA) prie Žemės ūkio ministerijos dirba daugiau nei 800 darbuotojų. Prieš įdiegiant dokumentų valdymo sistemą, tarp struktūrinių agentūros padalinių informacija būdavo perduodama spausdinta, nes nebuvo galimybės elektroninius dokumentus vizuoti ir pasirašyti nuotoliniu būdu. Siekiant užtikrinti efektyvesnę dokumentų kontrolę, buvo nuspręsta įdiegti dokumentų valdymo sistemą. „Nacionalinė mokėjimo agentūra pirmiausia orientavosi į efektyvų, patogų, modernų įrankį, kuris padėtų valdyti didelius srautus dokumentų ir įvairią informaciją. Įdiegus sistemą, pagerėjo dokumentų procesų valdymas, procesai standartizuojami ir automatizuojami, paprastesnė tapo dokumentų paieška, visiškai užtikrinamas informacijos saugumas, – naujosios sistemos privalumus vardija Saulius Azbainis, NMA Bendrųjų reikalų departamento direktorius. – Vartotojas vidutiniškai dukart mažiau laiko sugaišta dokumentui parengti. Sistemoje įdiegtos kontrolės priemonės: sistema „stebi“, ar nevėluojama dokumento siuntėjui atsakyti į jo prašymą. Vėluojant atsakingas asmuo gauna priminimą, todėl eliminuojama tikimybė, kad į raštą bus atsakyta pavėluotai.“

Dokumentų ir procesų valdymui buvo pasirinkta „DocLogix“ dokumentų valdymo sistema, o ją įdiegė UAB „Sekasoft“ – informacinių technologijų bendrovė, kuri nuo pat įkūrimo 1994 metais specializuojasi kurdama ir diegdama skaitmeninio turinio, procesų ir dokumentų valdymo sprendimus. „DocLogix“ pasirinkimą lėmė patogi darbo aplinka, integracija su programomis „Office“, „Outlook“, saugumo ir prieigos teisių valdymo priemonės.

Dokumentų ir procesų valdymo sistemos priemonėmis automatizuoti įvairūs NMA veiklos procesai:

• Gautų dokumentų paskirstymas (dokumentų skenavimas, registravimas, rezoliucijų paskyrimas, užduoties atlikimas);
• Siunčiamų dokumentų vizavimas ir registravimas (rengimas, vizų rinkimas, pasirašymas, registravimas, supažindinimas);
• Įgaliojimų rengimas, vizavimas ir registravimas;
• Įsakymų rengimas, vizavimas ir registravimas;
• Pavedimų rengimas, vizavimas ir registravimas;
• Sprendimų dėl skolų dokumentų vizavimas ir registravimas;
• Sutarčių rengimas, vizavimas ir registravimas;
• Tarnybinių pranešimų procesas (rengimas, vizavimas, registravimas, rezoliucijų skyrimas);
• Audito ataskaitų registravimo, rezoliucijų skyrimo procesas;
• Personalo įsakymų rengimas, vizavimas ir registravimas.

„Įdiegėme dokumentų valdymo sistemas Lietuvos Respublikos Ūkio, Finansų ministerijose, Valstybiniame turizmo departamente, Generalinėje miškų urėdijoje, Lietuvos bankuose, pramonės įmonėse, tačiau šis diegimas mums tapo rimtu iššūkiu. Nors 700–800 sistemos vartotojų nėra labai daug, viską lėmė didžiulis sistemos naudojimo intensyvumas. Skirtingai nuo kitų mūsų diegimų, kur dokumentų tvarkytojai sudaro tik nedidelę dalį visų sistemos vartotojų, didžioji dalis agentūros darbuotojų nuolat inicijuoja ir dalyvauja dokumentų apdorojimo procesuose. Prireikė didelių pastangų, sistemos gamintojo indėlio ir kliento konstruktyvumo bei tolerancijos, kad būtų pasiektas šiandieninis rezultatas – našiai veikianti, kliento poreikius ir reikalavimus tenkinanti dokumentų valdymo sistema, įgalinanti sumažinti veiklos kaštus ir pasiekti aukštą teikiamų paslaugų kokybę. Džiaugiamės, kad bendros pastangos davė tokį gerą rezultatą,“ – pažymėjo Antanas Jankūnas, UAB „Sekasoft“ direktorius.