Sudėtingus procesus - versk paprastais

Visoms įmonėms svarbu ne tik sklandžiai tvarkytis tiek su vidine, tiek su išorine dokumentacija, gauti ir valdyti visą tipinę korespondenciją, bet ir garantuoti efektyvią įmonės atskirų padalinių ir darbuotojų reakciją į gautas paraiškas/užklausas konkretiems darbams atlikti, taip pat kontroliuoti atliekamų užduočių kokybišką vykdymą laiku, tiksliai planuoti disponuojamus įmonės resursus, „Mes kuriame sprendimus įmonėms, siekiančioms optimi­zuoti verslo procesus. Įmonėms plečiant prekių ir paslaugų asortimentą, didinant rinkas, diversifikuojant klientus, nedviprasmiškai gausėjant bei sudėtingėjant verslo procesams, lieka tik laiko klausimas, kada, kokiomis priemonėmis ir kokia kaina teks susitvarkyti savo IT ūkį ir optimaliomis išlaidomis pasiekti būtinus procesų suval­dymo rezultatus. Mūsų kuria­mas sprendimas ir skirtas šiems procesams sujungti“, – taip savo vystomą veiklą pristato Si­monas Petrulis, „Sekasoft“ par­davimų direktorius.
Dirbant visuomet bus pasiekta geresnių rezultatų, jei organizacijoje veikiančios sistemos bus integruotos tarpusavyje. Kai įstaigos dokumentų valdymo procesai yra automatizuoti, jų vyksmas yra preciziškai ir automatiškai dokumentuojamas, todėl lengviau akimirksniu užčiuopti, kur problema yra užstrigusi, kokio impulso reikia, kad ją išjudinti iš mirties taško ar susidariusio informacijos cirkuliacijos „butelio kakliuko“. Esminių VVS ir DVS sistemų apjungimas vienu įrankiu leidžia kur kas efektyviau ir pigiau valdyti svarbiausius įmonės administracijos veiklos procesus.

Kas jūsų kompanijoje atsako už IT investicijų gražą ?

IBM atlikta 750-ies įvairių pasaulio bendrovių vadovų apklausa – IBM Global CEO Study – parodė, kad įmonės, planuodamos investicijas į technologas, didžiausią dėmesį skiria investicijų grąžos įvertinimui: investicijų įtaka produktyvumo didėjimui, konkurencinio pranašumo sukūrimui. Būtent atsižvelgdami į tai vadovai keičia įmonių valdymą, į verslo valdymo procesus aktyviau įtraukdami IT.
Inovatyvios įmonės suvokia, jog reikia vis naujesnių, galingesnių ir suderintų IT sistemų, o jų plėtojimui vadovai nuolat skiria apvalias sumas niekada iki galo taip ir nežinodami koks bus rezultatas. Kartais atsitinka taip, kad įmonė lyg ir įsigyja naują sistemą, tačiau ja nesinaudoja arba naudojasi maža dalimi visų galimybių ir funkcijų. Investicijos tampa neveiksmingos ir nevertingos. Kad investicijos atitiktų realybę, o atsipirkimas bus akivaizdus specialistai siūlo rinktis patikimus ir atsakingus IT partnerius. Pasak didelę DVS sistemų diegimo, priežiūros ir valdymo patirtį turinčios įmonės “Sekasoft” pardavimų vadovo Simono Petrulio, svarbiausia tinkamo kvalifikuoto partnerio, atstovaujančio užsakovo interesus ne tik visose vykdomo projekto fazėse, bet ir galinčio pasiūlyti inovatyvius, kartu su įmonės plėtra augančius, sprendimus ateityje, pasirinkimas.

Spendimas - tęstinė IT strategija

Paprastai, perspektyvios verslo įmonės finansų apskaita, formų, įrašų ar VVS duomenų valdymo, taip vadinamos struktūrizuotosios organizacijos valdomos, informacijos dalis sparčiai auga. Tenka pripažinti, kad valdant verslą kuo toliau tuo labiau, susiduriamiama ir su mase nestruktūrizuotos informacijos. Todėl svarbu nuo pirmų žingsnių atsižvelgti į efektyvų organizacijos resursų panaudojimą, bei spendimų kompleksiškumą, kuriant vientisą ir tęstinę IT vystymo strategiją įmonėje. Sėkmingos sitemos įdiegimo paslaptis – glaudus abiejų pusių bendradarbiavimas. „Investicijos į IT bus veiksmingai išnaudotos tik tada, kai vartotojas suformuluos klausimą ir ras teisingą atsakymą: Kokių konkrečių tikslų siekiama diegiant informacinę sistemą? Kokią pridėtinę vertę ji sukurs ir kaip tai leis įmonei augti bei plėsti verslą?“, pasakoja “Sekasoft“ specialistas.

Greita, patogu, patikima

Nuo pat bendrovės įkūrimo UAB „Sekasoft“ yra strateginiai IBM kompanijos partneriai. Šiandien Sekasoft įdiegti ir prižiūrimi DVS sprendimai įvairiose terpėse (Microsoft, IBM) sėkmingai naudojami tiek versle, tiek ir viešajame sektoriuje, pvz., LR Aplinkos ministerijoje, Ūkio min., Finansų ministerijoje nuolat plečiama ir atnaujinama sistema čia veikia jau beveik 10 metų. Po AIS sprendimų įdiegimo ir plėtros, „SEB banke“ yra intensyviai naudojamas išplėstinis ir personalizuotas AIS sprendimų paketas, kuris leidžia pagreitinti verslo procesus – ženkliai sutrumpėjo komandinio sprendimo priėmimo laikas, supaprastintas bendradarbiavimas tarp įmonės darbuotojų ir nutolusių organizacijos padalinių, trumpesnės valdymo procedūros, greitesnė dokumentų paieška. Šiuo metu AB „SEB bankas“ yra vienas didžiausių „Sekasoft“ klientų, kur kasdien apie 2000 darbuotojų naudojasi specialiai bankiniam sektoriui sukurtais “Sekasoft” sprendimais.
„Sekasoft“ atlikti skaičiavimai rodo, jog “tinkamai įdiegus dokumentų ir procesų valdymo sistemos (DVS) priemones įstaigos popierinių dokumentų srautus galima sumažinti net iki 40 proc., apie 70 proc. sumažinti didelės apimties el. pašto laiškų srautą, perpus sumažinti dokumentų paieškai gaištamą laiką. Taip optimizuoti valdymo procesai įgalina sutaupyti apie penktadalį tarnautojų laiko, kuris gali būti išnaudotas tiems darbams, kuriems paprastai vis pritrūksta laiko“, skaičiuoja S. Petrulis.

ES paramos “traukinys atidunda”

Dabar paraiškas ES struktūrinių fondų paramai gauti gali pateikti ir Lietuvos įmonės, kurios nori įsidiegti IT verslo valdymo sistemas. Paraiškas gali teikti visos 10-250 darbuotojų turinčios smulkaus ir vidutinio verslo įmonės, siekiančios pagerinti IT procesus, galinčius tiesiogiai įtakoti įmonės pagrindinės veiklos rodiklių augimą; Maksimali paramos suma – 300.000 Lt, o paramos lėšos gali kompensuoti 50-60% įmonės investicijų.
Lietuvos įmonėms svarbu suvokti, kad pasinaudojusios ES parama, jos gauna papildomų lėšų investici­joms, taip vystydamos inovacijas įmonėje ir įgydamos pranašumą rinkoje. „Taip kaip ir mes, pasinaudoję ES parama ga­lėjome greičiau įgyvendinti savo procesų ir dokumentų valdymo produkto vystymo R&D projektą ir sustiprinti pozicijas konkurencinėje kovoje“, – teigia S. Petrulis.
Būtent ES teikiama parama pasinaudojusi“Sekasoft” kuria Dokumentų bei procesų valdymo variklį (DPVV), kuris suteikia galimybę efektyviai optimizuoti, bei tarpusavyje integruoti svarbiausius organizacijų veiklos procesųs. Taip pat, tai puiki proga Sekasoft investuojant į inovacijas pelnyti konkurencinį pranašumą rinkoje, nes IT verslo šakoje inovacijos – svarbiausias ’koziris’.