„Sekasoft“ AB „SEB bankas“ teikia paslaugas jau nuo 1998 m. Per septynis bendradarbiavimo metus tarp kompanijų susiklostė ilgalaikiai ir partneriški santykiai, buvo sukurta banko administracinė informacinė sistema, kurios pagalba į vieningą verslo sistemą buvo apjungti ne tik centrinės būstinės padaliniai, bet ir visi geografiškai po visą Lietuvą išsidėstę banko filialai.

IBM Lotus Notes ir Sekasoft AIS sprendimai naudojami ne tik banko reglamentinių ir tvarkomųjų dokumentų valdymui, bet ir elektroniniam korespondencijos paskirstymui, užduočių delegavimui, klientų atsiliepimų valdymui, paskolų suteikimo procesui paspartinti, bei įvairiose kitose veiklos srityse. Visi banko filialai ir antrinės įmonės gali bendradarbiauti ir keistis informacija realiu laiku, kas ženkliai padidino komunikacijos tarp atskirų banko skyrių spartą, sistemos patikimumą ir darbuotojų darbo komfortą.

Po AIS sprendimų įdiegimo ir plėtros, „SEB banke“ yra intensyviai naudojamas išplėstinis ir personalizuotas AIS modulių paketas, kuris leidžia pagreitinti verslo procesus – ženkliai sutrumpėjo komandinio sprendimo priėmimo laikas, supaprastintas bendradarbiavimas tarp įmonės darbuotojų, trumpesnės valdymo procedūros, greitesnė dokumentų paieška. AB „SEB bankas“ yra vienas didžiausių „Sekasoft“ klientų, turinčių beveik 2000 aktyvių AIS naudotojų.

Bendradarbiaudami su UAB "Sekasoft" 2002 metais sėkmingai įdiegėme Lotus Notes kolektyvinio darbo infrastruktūrą ir Administracinę informacinę sistemą (AIS). Su Sekasoft iki šiol sėkmingai bendradarbiaujame, o įdiegta sistema sprendžia įvairius dokumentų ir procesų valdymo, užduočių kontrolės, klientų atsiliepimų valdymo, resursų administravimo, paskolų procesų ir dokumentų valdymo bei kitus specifinius uždavinius. Kaip teigia Danske banko IT departamento direktorius Giedrius Trukšinas, - "AIS viršijo mūsų lūkesčius:

• padidinome darbuotojų darbo našumą - automatizuoti veiklos procesai, efektyvi ir greita dokumentų paieška, bendradarbiavimas tarp filialų ir būstinių kelis kartus sumažino tam skiriamą darbo laiką;
• palengvinome kontrolės funkciją - įdiegėme efektyvias priemones darbų delegavimui ir vykdymo kontrolei, greitesnėms valdymo procedūroms, veiksmų skaidrumui ir atsekamumui, savikontrolei;
• pagreitinome veiklos procesus - operatyvų informavimą, personalo procedūras, vadovybės nutarimų derinimą, tvirtinimą ir vykdymą, paskolų išmokėjimą ir administravimą, klientų atsiliepimų valdymą;
• padidinome informacijos naudą - tvarkingai klasifikuota, pilna ir įvairiais pjūviais surandama informacija tapo žiniomis ir turtu, užtikrinančiu visapusišką situacijos valdymą;
• pagerinome banko įvaizdį - naujausios technologijos, išprusę darbuotojai, efektyvus santykių su klientais valdymas ."

"Įsidiegę Sekasoft sistemą, labiausiai galime pasidžiaugti, kad beveik visiškai panaikinome popierinių dokumentų dalyvavimą vidaus veiklos procesuose" - priduria IT departamento direktorius G. Trukšinas.

„AIS bei Lotus Notes sprendimai iš esmės pagerino vidinės komunikacijos procesus, operatyvaus ir išsamaus informavimo poreikius. Puiku, kad sistema buvo lanksčiai pritaikyta mūsų individualiems poreikiams ir keičiantis struktūrai, plečiantis organizacijai buvo adekvačiai adaptuojama”, – teigia Danske banko generalinis direktorius Gintautas Galvanauskas.

AB „Lifosa“ dokumentų ir procesų valdymo sistema AIS pradėta vystyti nuo 1998 m. Vienas svarbiausių šios sistemos komponentų – pirkimų kontrolės sprendimas susietas su verslo valdymo sistema, apimantis ne tik sudėtingų procedūrų automatizavimą, bet ir galimybę greitai pasiekti reikiamas sutartis, registruoti įvairią kontaktinę informaciją bei susirašinėjimą su partneriais. Problemos, susijusios su dokumentų judėjimu didelėje gamyklos teritorijoje, sprendžiamos elektroninės korespondencijos, tvarkomųjų dokumentų bei užduočių valdymo priemonėmis.

„Su „Sekasoft“ pradėjome bendradarbiauti, kai mūsų įmonėje buvo pertvarkomi apskaitos bei pirkimų procesai. Pirkimų kontrolės sistema  padėjo automatizuoti naujas sudėtingas procedūras, ženkliai palengvėjo sutarčių paieška. Dokumentų valdymo priemonės palengvino korespondencijos registraciją ir paskirstymą įmonėje. Ypač vertingas faksimilinio ryšio sprendimas, nes daug dirbama su Rusijos įmonėmis, kur ši ryšio priemonė vis dar labai populiari.

Visi sistemos komponentai yra integruoti tarpusavyje bei susieti su elektroniniu paštu. Dėl šios savybės AIS mūsų įmonėje prigijo greitai, o vartotojų ratas nuolatos plečiasi. Per septynerius metus jų padaugėjo beveik tris kartus. Svarbu ir tai, kad sistema yra aktyviai palaikoma. „Sekasoft“ teikia kokybiškas priežiūros paslaugas, o esant problemoms jas  visuomet išsprendžia.“,  - teigia AB „Lifosa“  IT skyriaus vadovas Antanas Jankevičius.
 

Nacionalinėje mokėjimo agentūroje prie Žemės ūkio ministerijos dirba daugiau nei 800 darbuotojų. Prieš įdiegiant dokumentų valdymo sistemą, tarp struktūrinių agentūros padalinių informacija būdavo perduodama tradicinėje popierinėje formoje, nes nebuvo galimybės elektroninius dokumentus vizuoti ir pasirašyti nuotoliniu būdu.

Dokumentų ir procesų valdymui NMA pasirinko „DocLogix“ dokumentų valdymo sistemą, o ją diegti patikėjo UAB „Sekasoft“.

"Nacionalinė mokėjimo agentūra pirmiausia orientavosi į efektyvų ir patogų, modernų įrankį, kuris padėtų valdyti dideles apimtis dokumentų bei įvairią informaciją. Įdiegus sistemą, pagerėjo dokumentų procesų valdymas, procesai standartizuojami ir automatizuojami, paprastesnė tapo dokumentų paieška, visiškai užtikrinamas informacijos saugumas. Vartotojas vidutiniškai dukart mažiau laiko sugaišta dokumentui parengti. Sistemoje įdiegtos kontrolės priemonės: sistema „stebi“, ar nevėluojama dokumento siuntėjui atsakyti į jo prašymą – vėluojant, atsakingas asmuo gauna priminimą, todėl eliminuojama tikimybė, kad į raštą bus atsakyta pavėluotai", - teigia NMA Bendrųjų reikalų departamento direktorius Saulius Azbainis.

Lietuvos Respublikos Ūkio ministerija – LR vykdomosios valdžios institucija, kuri susidūrė su didžiuliu gaunamų dokumentų kiekiu bei darbuotojų užduočių įvairove. Esant dideliems dokumentų srautams ministerijoje tapo sunku užtikrinti efektyvų dokumentų valdymą, kontroliuoti pavedimus bei sutarčių registraciją.

Įdiegus "DocLogix" sprendimą, Ūkio ministerijos sekretorius Gediminas Rainys pažymi šiuos teigiamus pokyčius ministerijoje:

• centralizuota įvairių dokumentų saugykla ir paprasta dokumentų paieška;
• ženkliai palengvėjo sutarčių valdymas ir paieška;                                                                                                        
• dokumentų valdymo priemonės palengvino korespondencijos registraciją ir paskirstymą;
• specializuoti sprendimai palengvino užduočių kūrimą ir pavedimų kontrolę;
• galimybė formuoti įvairias ataskaitas eksportuojant duomenis į MS Excel;

"Sistema yra aktyviai palaikoma, teikiamos kokybiškos priežiūros paslaugos, todėl galime rekomenduoti UAB "Sekasoft" kaip patikimą skaitmeninio turinio, dokumentų ir procesų valdymo sprendimų tiekėją", - priduria Ūkio ministerijos sekretorius Gediminas Rainys.

"Šiandien tikrai galima teigti, kad projekto tikslai - palengvinti darbuotojų darbą, susisteminti korespondenciją, bei kitą dokumentaciją (sutartis, potvarkius, įsakymus) organizacijoje – buvo pasiekti", - teigia Ūkio ministerijos IT skyriaus vedėjas dr. Ignas  Krasauskas.

UAB „Clumbus IT“ yra ilgalaikis informacinės sistemos AIS naudotojas. Kliento atstovo teigimu, prieš DVS sistemos įdiegimą įmonė turėjo įvairių problemų informacijos ir dokumentų valdymo srityje, įdiegus Sekasoft DVS sprendimą buvo jų atsikratyta. „Mūsų nuomone, intelektualių klientų ratas, įmonei Sekasoft leidžia sistemos tobulinimą nukreipti optimalia kryptimi ir būti kliento poreikių priekyje."- UAB „Clumbus IT Partner“ Projektų direktorius Algimantas Brazauskas.

Finansų ministerija jau daugiau kaip 10 metų bendradarbiauja su UAB „Sekasoft“ diegdama ir plėtodama informacinę sistemą (AIS). AIS funkcionuoja visose darbo vietose ir 10-tyje pavaldžių nutolusių įstaigų. Finansų ministerijoje įdiegta AIS naudojama korespondencijos tvarkymui ir valdymui, pavedimų ir užduočių vykdymo kontrolei, vadovybės pasitarimų medžiagos valdymui, inventoriaus apskaitai, įvairių procesų (komandiruočių, mokymų, privačių interesų deklaracijų) valdymui ir kt.

• padidinome darbo našumą – automatizuoti veiklos procesai, efektyvi ir greita dokumentų paieška, informavimas apie gautą, nukreiptą ar derinamą dokumentą, proceso eigą, operatyvus informacijos, veiklos procesų ir dokumentų derinimas tarp padalinių, greitas dokumentų pasiekiamumas, ryšys su kitais dokumentais;
• pagreitintas pavedimų ir užduočių vykdymas – vykdytojų informavimas ir atsakomybė, vykdymo eigos priežiūra, perspėjimai, užduočių delegavimo ir vykdymo kontrolės funkcijos, veiksmų skaidrumas, atsakomybė ir savikontrolė;
• pagreitinome veiklos procesus – operatyvų informavimą, personalo procedūras, vadovybės nutarimų derinimą, tvirtinimą ir vykdymą, griežtai reglamentuotos prieigos teisės ir užtikrintas informacijos saugumas;
• padidinome informacijos naudą – tvarkingai klasifikuota, pilna ir įvairiais pjūviais surandama informacija, ilgamečiai duomenų archyvai užtikrina greitą situacijos valdymą;
• inventoriaus (informacinių technologijų) valdymas suteikia pilną informaciją apie inventorių, jo būseną, naudotoją ir jo atsakomybę, vietą kur jis yra.

Mūsų organizacijoje Sekasoft įdiegta Dokumentų valdymo sistema DocLogix sprendžia dokumentų, sąskaitų, korespondencijos, sutarčių, užduočių ir procesų valdymo uždavinius.

AB "Ragutis" personalo direktorė Sandra Nezabitauskienė teigia, jog Sekasoft įdiegta sistema padėjo įgyvendinti šiuos lūkesčius:

• dokumentų valdymo priemonės palengvino korespondencijos registraciją ir paskirstymą;
• greitesnis ir aiškus gautų sąskaitų kontrolės ir tvirtinimo procesas;
• tapo patogesnis sutarčių valdymas;
• palengvėjo dokumentų paieška;
• sistema yra aktyviai palaikoma, teikiamos kokybiškos priežiūros paslaugos.

• sutartys ir visi su sutartimis susiję dokumentai randami vienoje vietoje;
• dokumentų valdymo priemonės palengvino dokumentų derinimą bei suskirstymą pagal tipus;
• instrukcijų, tvarkomųjų ir korespondencijos valdymo priemonės suteikė galimybes greitai paieškai ir efektyviam informacijos panaudojimui;
• sistema yra aktyviai palaikoma, teikiamos kokybiškos priežiūros paslaugos;
• visi sistemos komponentai yra integruoti tarpusavyje bei susieti su elektroniniu paštu, dėl to AIS mūsų įmonėje prigijo greitai, o vartotojų ratas nuolatos plečiasi.   

• padidinome darbuotojų darbo našumą - automatizuoti veiklos procesai, efektyvi ir greita dokumentų paieška, bendradarbiavimas tarp padalinių leido sumažinti tam skiriamą darbo laiką;
• palengvinome kontrolės funkciją - įdiegėme efektyvias priemones darbų delegavimui ir vykdymo kontrolei, greitesnėms valdymo procedūroms, veiksmų atsekamumui, priminimui ir savikontrolei;
• pagreitinome veiklos procesus - operatyvų informavimą, dokumentų derinimą, tvirtinimą ir vykdymą;
• sumažinome spausdinamų dokumentų kiekį - atsisakėme raštiško dokumentų derinimo, supažindinimo;
• padidinome informacijos naudą - tvarkingai klasifikuota, pilna ir įvairiais pjūviais surandama informacija tapo žiniomis ir turtu, užtikrinančiu visapusišką situacijos valdymą.

"Įsidiegę AIS sistemą labiausiai galime pasidžiaugti, kad reikalinga informacija tapo prieinama visiems AIS vartotojams, kad sumažėjo laiko nuostoliai dėl neefektyvaus informacijos paskirstymo, kad užduotys nėra paprasčiausiai pamirštamos" - teigia UAB "Accel elektronika" direktorius Arvydas Stanys.

 

• centralizuota dokumentų saugykla;
• ženkliai palengvėjo dokumentų paieška;
• dokumentų valdymo priemonės palengvino korespondencijos registraciją ir paskirstymą;
• sistema yra aktyviai palaikoma, teikiamos kokybiškos priežiūros paslaugos.

"Įsidiegę DocLogix sistemą, labiausiai galime pasidžiaugti, kad nebereikia daryti dokumentų kopijų, nebereikia kontroliuoti užduočių įvykdymo terminų" - teigia VĮ "Oro navigacija" dokumentų valdymo skyriaus vedėja Tatjana Pankrašovaitė.

Mūsų organizacijoje Sekasoft įdiegta sistema sprendžia dokumentų, korespondencijos ir projektų valdymo uždavinius. Tai padėjo mums įgyvendinti šiuos savo lūkesčius: palengvinti korespondencijos registravimo ir paskirstymo procesus, dokumentų paiešką,  patogiau valdyti projektų dokumentaciją.

 

"Galime rekomenduoti UAB "Sekasoft" kaip patikimą skaitmeninio turinio, procesų ir dokumentų valdymo sprendimų tiekėją" - teigia UAB "Fegda" generalinis direktorius Žydrius Baublys.

 

  
AB „Lietuvos avialinijoms“ AIS diegimas pradėtas 2002 m. AIS Pirkimų kontrolės sprendimas padėjo automatizuoti įmonėje pertvarkomą sudėtingą pirkimų procedūrą. Taip buvo užtikrintas ne tik naujos tvarkos laikymasis ir proceso skaidrumas, bet ir palengvintas šiame procese dalyvaujančių darbuotojų darbas. Pradėjus naudoti sutarčių registrą, buvo užtikrinta visų suinteresuotų darbuotojų prieiga prie reikalingų sutarčių, ženkliai pagreitėjo jų rengimo, tvirtinimo ir paieškos procedūros. Tais pačiai metais įdiegtos ir dokumentų valdymo priemonės: elektroniniuose žurnaluose pradėta registruoti korespondencija, sukurti organizacinių ir tvarkomųjų dokumentų registrai, pradėta naudoti bendra įmonės kontaktų knyga, bei pradėtas registruoti elektroninis susirašinėjimas.