Popieriniai dokumentai liko bene vienintele dažnos įmonės informacijos rūšimi, naudojama tradiciniu „nueik, surask, padaryk kopiją, atnešk“ būdu. Jie kuriami „Microsoft Word“ ar „Excel“ priemonėmis, gaunami ir siunčiami elektroniniu paštu ar faksimiliniu ryšiu, bet po to dažniausiai spausdinami, dauginami ir gyvena „popierinį“ gyvenimą. Kodėl?
 

Elektroninių dokumentų aplankai. Dokumentų skaičius serveriuose išaugo tiek, kad jų grupavimas į aplankus (angl. „folder“) nebepadeda. Įvedus griežtą aplankų ir failų vardų suteikimo sistemą, neįmanoma kontro­liuoti jos laikymosi. Dokumentų grupavimas į aplankus – vienas pjūvis. Kaip peržiūrėti sutartis pagal atsakingus asmenis, jei aplankuose jos sugrupuotos pagal klientus? Kaip peržiūrėti galiojančias sutartis? Praeitą mėnesį sudarytas sutartis?

 

Paieška. Nebegalima surasti reikalingo dokumento, todėl iš naujo kuriamas toks pats arba panašus dokumentas. Darbuotojai vis daugiau laiko sugaišta dokumentų paieškai, o ne darbui su surastais dokumentais.

 

Konfidencialumas. Dokumentus laikyti darbo vietų kompiuteriuose nesaugu, be to, jie prieinami ne visiems. Kita vertus, serveriuose saugomų dokumentų konfidencialumas nega­rantuotas – nuolat keičiantis įmonės struktūrai ir darbuotojams, trūksta patikimų priemonių atitinkamai pakeisti dokumentų prieigą. Ilgai trunka naujų darbuotojų apmokymas dirbti su įmonės žiniomis.

 

Informacijos saugumas. Darbuotojai, turintys prieigą prie dokumentų aplanko, gali tiek įdėti, tiek bet kada pakeisti savo ar kitų dokumentus. Kartais dokumentai tiesiog prarandami – kažkas laikė dokumentus savo kompiuteryje, kurio duomenų atsarginės kopijos nebuvo daromos, kažkas per klaidą sunaikino ar „užrašė ant viršaus“ – atsekti nebeįmanoma.

 

Derinimas ir tvirtinimas. Nešiojant popierines derinamo dokumento versijas gaištamas laikas, o siuntinėjimas el. paštu ar derinimas bendros prieigos aplankuose yra neapibrėžtas ir nesaugus.

 

Supažindinimas. Darbuotojų supažindinimas su vadovybės sprendimais ir tvarkomis pasi­rašytinai nepatogus ir ilgai trunka, el. paštu – nepatikimas.

 

Dokumentų srautų valdymas. Popieriniams gaunamos ir siunčiamos korespondencijos srautams valdyti naudojami vertingi įmonės resursai (darbo laikas, kopijavimo įranga, popierius, transportas). Be to, turint kompiuteryje finansinius ir komercinius duo­menis, el. paštą, turint nuolatinę prieigą prie informacijos internete, darosi sunku laukti, kol sekretorė suras, atšvies ir atneš popierinio dokumento kopiją. Arba nesuras, nes dokumentas „nukeliavo“ vykdymui į padalinį. Dokumentų rezoliucijų vykdymo kontrolė „po­pierinė“, todėl dažniausiai problema nustatoma pavėluotai.

 

Elektroninės korespondencijos valdymas. El. laiškų srautas nuolat auga, dažnai jie yra svarbesni už popierinius dokumentus, bet „išsibarsto“ po darbuotojų pašto dėžutes tarp jų asmeninės korespondencijos. Todėl, darbuotojui išėjus atostogų ar išvykus į komandiruotę, jo el. laiškų negali naudoti pavaduotojas. O išeinant iš darbo jie dažnai išsinešami arba sunaikinami – įmonė praranda svarbią informaciją apie santykius su klientu ar tiekėju. Kartu su kitais „naujos kartos“ dokumentais – analitinėmis „Excel“ lentelėmis, kompiuterinėmis ataskaitomis, „PowerPoint“ prezentacijomis, faksimilėmis, el. laiškai yra nuvertinami kaip neturintys juridinės galios. Tačiau šių dokumentų praradimas ar „nutekėjimas“ dažniausiai sukelia ne juridines, o skaudžias finansines pasekmes: prarandami klientai, pablogėja santykiai su partneriais ir tiekėjais, nukenčia įmonės prestižas.

 

Pavedimų vykdymo kontrolė. Kaip kontroliuojami vadovybės pavedimai? Dalis pavedimų perduodama žodžiu ir kontroliuojama „iš atminties“, kiti registruojami asmeniniuose kalendoriuose, pavedimų kartotekoje, dalis keliauja kaip rezoliucija ant rašto. Nėra priemonių patikrinti pavedimų vykdymo būklę, eigą, įvertinti darbuotojo apkrautumą ir terminų laikymąsi.

 

Pirkimų kontrolė. Pirkimų tvirtinimui gaištamas laikas pirkimų komisijos posėdžiuose. Komisijos nariai nuolat atitraukiami nuo darbo „tik parašiuko“. Nėra priemonių analizuoti pirkimų istorijos ir sekti pirkimų efektyvumo. Smulkesnių pirkimų įmonės vadovai dažnai išvis nekontroliuoja.

 

Kompiuterių naudojimo efektyvumas. Kompiuterinės technologijos – jau nebe įmonės gerovės ir prestižo išraiška, bet greit atsiperkanti investicija, suteikianti konkurencinį pranašumą ir didinanti įmonės įtaką rinkoje. Tačiau dažnoje įmonėje kompiuteriai naudojami tik kaip apskaitos sistemos terminalai ar rašomosios mašinėlės, kai galėtų tarnauti ir dokumentų, ir įmonės veiklos procesų valdymui.

 

Jei Jūsų įmonėje pasireiškia bent dalis aukščiau išdėstytų simptomų – skaitykite toliau. Jei visi – skambinkite, – reikia veikti nedelsiant.

 

 

„Sekasoft“ sukūrė ir diegia administracinę informacinę sistemą (AIS), kuri suteikia priemones kaupti, klasifikuoti, paskirstyti ir bendrai naudoti įmonės žinias. AIS struktūra, kiekvieno modulio paskirtis ir funkcionalumas yra atskleisti kituose dokumentuose. Čia apsi­ribosime trumpa AIS funkcionalumo ap­žvalga.

 

 

Org. struktūros modulyje atspindima įmonės hierarchinė struktūra – padaliniai, skyriai, filialai, juose dirbantys darbuotojai, taip pat komisijos, komitetai. Ši informacija naudojama dokumentų srautams ir dokumentų prieigai valdyti.

 

Kontaktų modulyje registruojami duomenys apie įmonės kontaktus – klientus, partnerius, kitas įmones, kontaktinius asmenis. Čia pat registruojami el. laiškai, su kontaktu susiję įvykiai ir pasiekiama informacija apie kontaktą – oficiali korespondencija, sutartys ir kt.
 

Korespondencijos modulyje registruojami ir paskirstomi gaunami bei siunčiami dokumentai. Įdiegtos priemonės patogiam didelio dokumentų kiekio skenavimui, faksimilės ir el. paštas gali būti nukreipiami tiesiog į Korespondencijos bazę.
 

Gautų raštų vykdymas valdomas Pavedimų modulio priemonėmis. Beje, pavedimai naudojami ir vadovybės sprendimų bei kitų svarbių užduočių vykdymo kontrolei.
 

Dokumentai rengiami, derinami ir tvirtinami AIS Dokumentų derinimo modulio priemonėmis (dokumentų šablonai „MS Word“ formate, nuoseklių ir lygiagrečių derinimo ar tvirtinimo ciklų organizavimas bei valdymas, redakcijų versijų išsaugojimas, atsiliepimų registravimas, doku­mentų klasifikavimas į aplankus ir segtuvus, lankstus prieigos valdymas ir t. t.)
 

Vidiniai įmonės dokumentai kaupiami specia­lizuotose dokumentų bazėse, turinčiose to tipo dokumentų apdorojimo priemones. Pavyzdžiui, Sutarčių modulyje nustatomi ryšiai tarp susijusių sutarčių, galima registruoti būsimus įvykius (sutarties pratęsimas) ar papildomus doku­mentus (aktas, planas). Valdymo ataskaitų modulyje kiekvieno tipo ataskaitai automatiškai priskiriami rengėjai, gavėjai, periodiškumas. Instrukcijų sąvado modulyje kontroliuojamas susipažinimas su naujomis tvarkomis, išsau­gomos senos tvarkų redakcijos, tvarkos susiejamos su patvirtinančiais dokumentais OTD (organizacinių tvarkomųjų dokumentų) modu­lyje.
 

Klausimynas yra priemonė organizuoti darbuotojų apklausas. Apklausa formuojama be papildomo programavimo (respondentų aibė, klausimų grupės, klausimai, jų paaiškinimai, galimi atsakymai...). Apklausa gali būti anoniminė, apklausos organizatoriui suteikiamos priemonės valdyti apklausos procesą (priminimai neatsakiusiems, eigos statistika). Detalūs apklausos rezultatai tolimesnei analizei patei­kiami „Microsoft Excel“ formatu.
 

Pirkimų procesas įmonėje valdomas Pirkimų ir Konkursų modulių priemonėmis. Dėl pirkimo procesų įvairovės ir dinamiškumo šie moduliai turi plačias pritaikymo galimybes.
 

Produktų ir paslaugų modulyje registruojama informacija apie įmonės teikiamas paslaugas ir parduodamus produktus: įkainiai, pardavimo procedūra ir argumentacija, konkurencinių produktų savybės ir pan. Todėl pardavimo vadybininkai visada turi pačią naujausią informaciją apie parduodamus produktus. Jie čia pat gali įvesti savo komentarus, kurie yra vertinga medžiaga pardavimų vadovams, tobulinant produktą ar pardavimo procesą.
 

Darbo laiko planavimui ir apskaitai diegiami Buvimo vietos registracijos ir Darbų apskaitos moduliai. Jie ypač efektyvūs įmonėse, parduodančiose darbuotojų laiką, dirbančiose pagal sutartis ar projektus, kai reikia apskaityti, analizuoti ir planuoti projektų bei užduočių apimtis.

 

Darbuotojų informavimui apie, pavyzdžiui, numatomus renginius, mokymo kursus, atsakymams į dažnai kylančius klausimus naudojama elektroninė Skelbimų lenta, kurioje, beje, realizuotas ir grįžtamasis ryšys, t. y. galimybė užregistruoti komentarą arba atsakymą į skelbimą.

 

Sistema yra lanksti tiek funkcijų, tiek duomenų apimčių požiūriu. Tai užtikrina jos modulinė struktūra, pritaikymas prie įmonės poreikių, daugelio serverių galimybė, didelių dokumentų kiekių apdorojimo bei didelio naudotojų skaičiaus palaikymo priemonės.

 

Realizuotas informacijos apsikeitimas su kitomis informacinės sistemos dalimis: duomenų ekspor­tas į „Microsoft Excel“, integracija su verslo valdymo sistemomis, duomenų bazėmis.

 

Siekiant užtikrinti veiksmų atsekamumą, naudo­tojų veiksmai fiksuojami dokumento žurnale.

 

Kurdami AIS vartotojo sąsają, pasirinkome sunkiausią, bet efektyviausią kelią – realizavome ir „Lotus Notes“, ir „Internet Explorer“ naršyklės sąsajas. Lokaliame tinkle dirbantys naudotojai gali naudotis patogia ir funkcionalia „Lotus Notes“ sąsaja. Naršyklinė sąsaja skirta tiems, kurie dirba nutolusiose įmonės intraneto darbo vietose, per internetą, arba nenori mokytis dar vienos sąsajos („Lotus Notes“).

 

Geros naujienos užsienio kapitalo ir bendroms įmonėms – parengėme dvikalbės AIS sąsajos sprendimą. Tai reiškia, kad tą pačią informaciją iš AIS bus galima gauti, naudojant, pavyzdžiui, anglišką ir lietuvišką sąsają.

 

 

AIS įdiegimas įmonei suteikia kokybiškai naujas dokumentų ir veiklos procesų valdymo galimy­bes: