| |
Popieriniai dokumentai liko bene vienintele dažnos įmonės informacijos rūšimi, naudojama tradiciniu „nueik, surask, padaryk kopiją, atnešk“ būdu. Jie kuriami „Microsoft Word“ ar „Excel“ priemonėmis, gaunami ir siunčiami elektroniniu paštu ar faksimiliniu ryšiu, bet po to dažniausiai spausdinami, dauginami ir gyvena „popierinį“ gyvenimą. Kodėl?
Elektroninių dokumentų aplankai. Dokumentų skaičius serveriuose išaugo tiek, kad jų grupavimas į aplankus (angl. „folder“) nebepadeda. Įvedus griežtą aplankų ir failų vardų suteikimo sistemą, neįmanoma kontroliuoti jos laikymosi. Dokumentų grupavimas į aplankus – vienas pjūvis. Kaip peržiūrėti sutartis pagal atsakingus asmenis, jei aplankuose jos sugrupuotos pagal klientus? Kaip peržiūrėti galiojančias sutartis? Praeitą mėnesį sudarytas sutartis?
Paieška. Nebegalima surasti reikalingo dokumento, todėl iš naujo kuriamas toks pats arba panašus dokumentas. Darbuotojai vis daugiau laiko sugaišta dokumentų paieškai, o ne darbui su surastais dokumentais.
Konfidencialumas. Dokumentus laikyti darbo vietų kompiuteriuose nesaugu, be to, jie prieinami ne visiems. Kita vertus, serveriuose saugomų dokumentų konfidencialumas negarantuotas – nuolat keičiantis įmonės struktūrai ir darbuotojams, trūksta patikimų priemonių atitinkamai pakeisti dokumentų prieigą. Ilgai trunka naujų darbuotojų apmokymas dirbti su įmonės žiniomis.
Informacijos saugumas. Darbuotojai, turintys prieigą prie dokumentų aplanko, gali tiek įdėti, tiek bet kada pakeisti savo ar kitų dokumentus. Kartais dokumentai tiesiog prarandami – kažkas laikė dokumentus savo kompiuteryje, kurio duomenų atsarginės kopijos nebuvo daromos, kažkas per klaidą sunaikino ar „užrašė ant viršaus“ – atsekti nebeįmanoma.
Derinimas ir tvirtinimas. Nešiojant popierines derinamo dokumento versijas gaištamas laikas, o siuntinėjimas el. paštu ar derinimas bendros prieigos aplankuose yra neapibrėžtas ir nesaugus.
Supažindinimas. Darbuotojų supažindinimas su vadovybės sprendimais ir tvarkomis pasirašytinai nepatogus ir ilgai trunka, el. paštu – nepatikimas.
Dokumentų srautų valdymas. Popieriniams gaunamos ir siunčiamos korespondencijos srautams valdyti naudojami vertingi įmonės resursai (darbo laikas, kopijavimo įranga, popierius, transportas). Be to, turint kompiuteryje finansinius ir komercinius duomenis, el. paštą, turint nuolatinę prieigą prie informacijos internete, darosi sunku laukti, kol sekretorė suras, atšvies ir atneš popierinio dokumento kopiją. Arba nesuras, nes dokumentas „nukeliavo“ vykdymui į padalinį. Dokumentų rezoliucijų vykdymo kontrolė „popierinė“, todėl dažniausiai problema nustatoma pavėluotai.
Elektroninės korespondencijos valdymas. El. laiškų srautas nuolat auga, dažnai jie yra svarbesni už popierinius dokumentus, bet „išsibarsto“ po darbuotojų pašto dėžutes tarp jų asmeninės korespondencijos. Todėl, darbuotojui išėjus atostogų ar išvykus į komandiruotę, jo el. laiškų negali naudoti pavaduotojas. O išeinant iš darbo jie dažnai išsinešami arba sunaikinami – įmonė praranda svarbią informaciją apie santykius su klientu ar tiekėju. Kartu su kitais „naujos kartos“ dokumentais – analitinėmis „Excel“ lentelėmis, kompiuterinėmis ataskaitomis, „PowerPoint“ prezentacijomis, faksimilėmis, el. laiškai yra nuvertinami kaip neturintys juridinės galios. Tačiau šių dokumentų praradimas ar „nutekėjimas“ dažniausiai sukelia ne juridines, o skaudžias finansines pasekmes: prarandami klientai, pablogėja santykiai su partneriais ir tiekėjais, nukenčia įmonės prestižas.
Pavedimų vykdymo kontrolė. Kaip kontroliuojami vadovybės pavedimai? Dalis pavedimų perduodama žodžiu ir kontroliuojama „iš atminties“, kiti registruojami asmeniniuose kalendoriuose, pavedimų kartotekoje, dalis keliauja kaip rezoliucija ant rašto. Nėra priemonių patikrinti pavedimų vykdymo būklę, eigą, įvertinti darbuotojo apkrautumą ir terminų laikymąsi.
Pirkimų kontrolė. Pirkimų tvirtinimui gaištamas laikas pirkimų komisijos posėdžiuose. Komisijos nariai nuolat atitraukiami nuo darbo „tik parašiuko“. Nėra priemonių analizuoti pirkimų istorijos ir sekti pirkimų efektyvumo. Smulkesnių pirkimų įmonės vadovai dažnai išvis nekontroliuoja.
Kompiuterių naudojimo efektyvumas. Kompiuterinės technologijos – jau nebe įmonės gerovės ir prestižo išraiška, bet greit atsiperkanti investicija, suteikianti konkurencinį pranašumą ir didinanti įmonės įtaką rinkoje. Tačiau dažnoje įmonėje kompiuteriai naudojami tik kaip apskaitos sistemos terminalai ar rašomosios mašinėlės, kai galėtų tarnauti ir dokumentų, ir įmonės veiklos procesų valdymui.
Jei Jūsų įmonėje pasireiškia bent dalis aukščiau išdėstytų simptomų – reikia veikti nedelsiant!
Jūs juk galite pradėti naudotis dokumentų ir procesų valdymo sprendimais, tokiais kaip:
|
