Dokumentų valdymo sprendimo paskirtis - rengti, derinti, tvirtinti, centralizuotai registruoti ir saugoti dokumentus, juos surasti, persiųsti kitiems organizacijos darbuotojams, valdyti prieigą, registruoti ir kaupti veiksmų su dokumentais istoriją, susieti dokumentus tarpusavyje, nustatyti bei gauti priminimus apie dokumentus ar su jais susijusius svarbius įvykius.

Sprendimo naudos:

• Organizacijos dokumentai ir kita su verslo procesais susijusi svarbi informacija saugoma struktūrizuotoje, susistemintoje, saugioje ir formaliai valdomoje bazėje.
• Dokumentų, su jais susietų kitų dokumentų, naujausių versijų, redakcijų, priedų, kitos susijusios informacijos itin greita, patogi ir įvairiapusė paieška.
• Skaidrus, patogus, greitas ir organizacijos poreikius atitinkantis dokumentų rengimas, kurį užtikrina įvairios dokumentų derinimo ir tvirtinimo priemonės, šablonai.
• Paprasti ir patogūs būdai susieti dokumentą su bet kokiu kitu sistemoje registruotu dokumentu ar svarbia informacija.
• Greitesnis dokumentų registravimas pagal formalias procedūras, įmonės tvarkas.
• Paprastesnė ir formalesnė dokumentų versijų kontrolė. Užtikrinama, kad naudojamos naujausios dokumentų versijos.
• Greitas ir patogus dokumentų paskirstymas organizacijoje, darbuotojų supažindinimas su dokumentais ir kita susijusia informacija.
• Patogios priemonės nesudėtingai ir greitai atsekti audito informaciją: dokumentų pakeitimus, redakcijas, patvirtinimus, atnaujinimus, versijas, dokumentų paskirstymo informaciją, kitus atliktus veiksmus.
• Automatiniai ir rankiniu būdu konfigūruojami priminimai padės kontroliuoti svarbius dokumentų terminus.
• Lankstus prieigų suteikimo prie dokumentų mechanizmas užtikrina informacijos saugumą ir prieinamumą.
• Dokumentai nebus pamesti, sunaikinti ar „užrašyti ant viršaus“.
• Dokumentai nebus dubliuojami, kuriami iš naujo, nebus informacijos pertekliškumo.
• Mažesni popieriaus, spausdinimo, kopijavimo, transportavimo kaštai.