Pirkimų valdymo sprendimo paskirtis - automatizuoti pirkimo paraiškų apdorojimo seką (rengimą, derinimą, tvirtinimą), sekti ir kontroliuoti pirkimo procesą, pirkimo dalyvių veiksmus, paskirti ir kontroliuoti pavedimus pirkimo proceso dalyviams. Pirkimo proceso metu kaupiami susiję dokumentai: raštai, įgyvendinimo galimybių studijos, planai, biudžetai, įvairios specifikacijos, brėžiniai, aktai, sertifikatai, papildomos sutartys, susitarimai, kt.

Sprendimo naudos:

• Struktūrizuotoje, susistemintoje, saugioje ir formaliai valdomoje bazėje pasiekiama ir saugoma visa informacija ir dokumentai - pirkimo paraiškos, su atitinkamu pirkimu susiję dokumentai, susirašinėjimo bei kita bendradarbiavimo informacija, užduotys, paskirtos pirkimo proceso dalyviams, bei jų ataskaitos, rezultatai.
• Itin greita, patogi ir įvairiapusė išvardintos informacijos ir dokumentų paieška.
• Kadangi pirkimui vykdyti reikalingi dokumentai lengvai ir greitai randami, jie efektyviau naudojami greičiau priimti sprendimus.
• Skaidrus, patogus, greitas ir organizacijos poreikius atitinkantis pirkimo paraiškų rengimas, jų derinimas/tvirtinimas, pirkimo proceso vykdymas.
• Galimybė efektyviai valdyti pirkimo procesą, kontroliuoti pirkimų dalyvių veiksmus, terminus, sekti pirkimo būseną.
• Pirkimo procese gali dalyvauti geografiškai vienas nuo kito nutolę dalyviai.
• Paprasti ir patogūs būdai susieti pirkimo paraišką su bet kokiu kitu sistemoje registruotu dokumentu ar svarbia informacija.
• Greitas ir patogus darbuotojų supažindinimas su pirkimu ir kita susijusia informacija.
• Priemonės nesudėtingai ir greitai atsekti audito informaciją: pirkimo paraiškos pakeitimus, papildymus, patvirtinimus, derinimą, paskirstymo informaciją, pirkimo proceso etapus ir istoriją, kitus proceso dalyvių atliktus veiksmus.
• Remiantis sukauptais duomenimis ir informacija apie organizacijos vykdomus ir įvykdytus pirkimus, galima juos analizuoti ir optimizuoti pirkimo procesus.
• Lankstus prieigų suteikimo prie sutarčių mechanizmas užtikrina informacijos saugumą ir prieinamumą.
• Pirkimo paraiškos ir susiję pirkimo dokumentai nebus pamesti, sunaikinti ar „užrašyti ant viršaus“.
• Mažesni popieriaus, spausdinimo, kopijavimo, transportavimo kaštai.
• Patogus ir greitas su pirkimais susijusių užduočių paskyrimas ir kontrolė.