Projektų valdymo sprendimo paskirtis -rengti, derinti, tvirtinti, centralizuotai registruoti ir saugoti atitinkamų projektų dokumentus, juos surasti, persiųsti kitiems organizacijos darbuotojams, valdyti prieigą, registruoti ir kaupti veiksmų su dokumentais istoriją, susieti dokumentus tarpusavyje, nustatyti bei gauti priminimus apie dokumentus ar su jais susijusius svarbius įvykius, paskirti užduotis projekto komandos nariams, talpinti kontaktinę informaciją, registruoti susirašinėjimo ir kitą bendradarbiavimo istoriją, kaupti projekto dienoraštį, organizuoti diskusijas tarp projekto dalyvių, planuoti ir kontroliuoti projekto darbus, vesti darbų apskaitą.
Sprendimo naudos:
- Struktūrizuotoje, susistemintoje, saugioje ir formaliai valdomoje bazėje projekto vadovui ir komandos nariams pasiekiama visa informacija ir dokumentai:
- Projekto vykdymo ir veiksmų informacija.
- Projekto dokumentai.
- Projekto komandos nariams pavestos užduotys.
- Projekto būsenos informacija.
- Projekto dokumentai.
- Su projektu susijusi kontaktinė informacija.
- Susirašinėjimo ir kita bendradarbiavimo su projekto dalyviais informacija.
- Projekto darbų planavimo ir darbų apskaitos informacija.
- Projekto dokumentų, su jais susietų kitų dokumentų, naujausių versijų, redakcijų, priedų, projekto užduočių, kitos informacijos itin greita, patogi ir įvairiapusė paieška.
- Skaidrus, patogus, greitas ir organizacijos poreikius atitinkantis dokumentų rengimas, kurį užtikrina įvairios dokumentų derinimo ir tvirtinimo priemonės, šablonai.
- Paprasti ir patogūs būdai susieti projekto dokumentą su bet kokiu kitu sistemoje registruotu dokumentu ar svarbia informacija.
- Greitesnis projekto dokumentų registravimas pagal formalias procedūras, įmonės tvarkas.
- Paprastesnė ir formalesnė projekto dokumentų versijų kontrolė. Užtikrinama, kad naudojamos naujausios dokumentų versijos.
- Greitas ir patogus projekto dokumentų paskirstymas komandos nariams.
- Patogios priemonės nesudėtingai ir greitai atsekti projekto audito informaciją: dokumentų pakeitimus, atliktas redakcijas, patvirtinimus, atnaujinimus, versijas, dokumentų paskirstymo informaciją, kitus atliktus veiksmus su pavedimais, kontaktine bei bendradarbiavimo informacija.
- Automatiniai ir rankiniu būdu konfigūruojami priminimai padės kontroliuoti svarbius projektų dokumentų terminus.
- Lankstus prieigų suteikimo prie projektų ir jo dokumentų mechanizmas užtikrina informacijos saugumą ir prieinamumą.
- Projekto dokumentai nebus pamesti, sunaikinti ar „užrašyti ant viršaus“.
- Patogus ir greitas užduočių paskyrimas projekto dalyviams ir šių užduočių kontrolė.
|
