Šiandien lengvai persipina daugybė verslo procesų. Prie tokios tendencijos privalo būti adaptuojamos svarbiausios darbo priemonės. Dėl to kartu, naudojant „Sekasoft“ sistemą gali būti atliekamas ne tik dokumentų, bet ir verslo procesų valdymas. Tačiau ir tokiu atveju kyla nemažai iššūkių. Pateikiame kelias dažniausiai pasitaikančias klaidas, kliudančias išnaudoti visus verslo procesų valdymo sistemos privalumus.
1. Manymas, kad viskas bus taip pat, tik virtualioje erdvėje
Perėjimas prie specialios sistemos naudojimo retai kada būna paprastas, savaeigis. Nereikėtų manyti, kad vieną dieną tiesiog pradėsite jungtis prie sistemos ir jau mėgausitės privalumais – greitesniu, patogiau, operatyviau atliekamu darbu, sumažėjusiomis išlaidomis ir kt. Tam, kad galėtumėte naudotis sistema sėkmingai, reikalingas išankstinis, gerai suplanuotas pasiruošimas.
Pirmiausia reikėtų įvertinti situaciją: kurie procesai atima daugiausiai laiko ir kitų resursų? Kaip galima juos supaprastinti? Galbūt vieną dokumentą, pavyzdžiui, sutartį, reikia rengti nuo pat pagrindų (neturite šablonų), o gal ją peržiūrėti ir patvirtinti parašu, antspaudu privalo daugybė žmonių? Gal tam prireikia viso mėnesio? Ar žinote, kas ir su kokiais klientais, užsakovais, tiekėjais bendrauja? Ar žinote, kokia yra pagrindinių užsakymų ar pardavimų būklė? Jei jaučiate, kad tvyro chaosas, pirmiausia reikėtų mėginti jį suvaldyti – vien įdiegtas sisteminis procesų valdymas problemų neišspręs.
2. Įsitikinimas, kad sistema reikalinga tik vienam skyriui ar padaliniui
Jei įdiegsite procesų valdymo sistemą tik viename iš įmonės struktūrinių vienetų, visos veiklos nepagerinsite. Sprendimas turi būti priimtas ir įgyvendinamas vieningai. Be to, nereikėtų manyti, kad sistema turi rūpintis tik IT skyrius – naudotis ja reikia visiems, susijusiems su didžiaisiais įmonės procesais.
3. Nenoras diegti būtinas naujoves
Kaip jau minėta, tam, kad procesų valdymo sistema džiugintų efektyvumu, neužtenka vien ją įsidiegti. Svarbu ir toliau ieškoti būdų, kaip optimizuoti procesus. Pavyzdžiui, praversti gali naujas įprotis vietoje įprasto parašo naudoti elektroninį, atsisakyti antspaudų. Taip pat verta naudotis specialiais sistemos mygtukais – „Tvirtinu“, „Susipažinau“ ir pan. Tokiu būdu paprasčiausiai sutaupysite daug laiko – ypatingai tuo atveju, jei anksčiau vienas dokumentas iki patvirtinimo nukeliaudavo ilgą kelią.
Procesų valdymas gali būti sudėtingas ir dėl netikslingo naudojimosi el. paštu – pavyzdžiui, vadovų susirašinėjimo su tiekėjais ar pardavėjais. Bendraudami per DVS galite tai padaryti greičiau ir efektyviau, nepraleisdami svarbios informacijos.
4. Manymas, kad sistemos diegimas yra tik vadovų sprendimas
Iš dalies tai tiesa. Juk dauguma didžiųjų sprendimų priklauso nuo vadovų galios. Vis dėlto komunikacija su komanda tiesiog būtina. Prieš diegiant sistemą reiktų išsiaiškinti darbuotojų poreikius, lūkesčius – tam, kad iš karto pradėtumėte spręsti problemas ir pasirūpintumėte, kad sistema būtų funkcionali, patogi, pritaikyta prie individualių įmonės poreikių. Taip pat kalbėtis reikėtų jau įsidiegus sistemą. Tuomet įvertinsite naujus iššūkius, numatysite rizikas, ką reikėtų keisti, be to, lengviau įveiksite natūralius pokyčius.
DVS ir procesų valdymas padeda sėkmingai išspręsti daugelį problemų. Sistema iš anksto įspėja apie besibaigiančius sandorius, neatliktas užduotis, pagreitina vidinę ir išorės komunikaciją, padeda sisteminti visą informaciją, paverčia ją prieinama, bet saugia. Tokie ir daugiau privalumų pasiekiami tik tuomet, jei sistemos naudojimui tinkamai pasiruošiama. Todėl neskubėkite, įvertinkite situaciją ir nebijokite įdiegti daugiau naujovių. Prie jūsų poreikių idealiai pritaikyta sistema – tai, kas leis iš tikrųjų judėti į priekį.
