• LT
    • EN
  • Kaip susikurti gerą informacijos valdymo strategiją?

    Tam, kad informacijos valdymas būtų efektyvus ir apskritai prasmingas, būtina stipri strategija. Siekiant tokio tikslo derėtų atsižvelgti į daugybę veiksnių – nuo duomenų kaupimo politikos iki jų komunikacinių kanalų. Be to, reikėtų turėti mintyje, kad yra 3 skirtingi informacijos valdymo lygmenys: visos įmonės, padalinio (ar komandos) ir darbuotojo. Apie visa tai – šiame įraše.

     

    Ar situacija bloga ir jei taip, kodėl?informacijos-valdymas

     

    Tai, ko gero, pirmasis klausimas, kurį reikėtų užduoti visais lygmenimis (nuo įmonės iki kiekvieno komandos nario). Derėtų įvertinti situaciją – kurioje vietoje senieji valdymo principai nebeefektyvūs, tampantys kliūtimi, o ne sprendimu. Variantų gali būti daug, keli iš jų:

    • informacija dubliuojasi;
    • ji tampa nepasiekiama svarbiems grandinės nariams;
    • atsiranda nenuoseklumų, klaidų;
    • informacijos valdymas tiesiog atima labai daug laiko dėl procesų, kuriuos galima automatizuoti;
    • informacija yra nutekinama.

    Atradus esmines problemas galima pereiti prie jų priežasčių ir sprendimo būdų. Visgi ir šis etapas neturi būti įgyvendinamas spontaniškai, neapdairiai.

     

    Kokie yra komandos poreikiai?

     

    Poreikiai yra tvirtas pokyčių pagrindas. Patogiausia tiesiog atlikti apklausą – kokias problemas gali įvardyti patys darbuotojai, kaip jas galima paprastai išspręsti. Galbūt darbuotojams reikia atskiros platformos susisiekimui tarp padalinių? O gal tiesiog nėra aiškaus protokolo, kaip ir kada perduoti duomenis? Problema gali slypėti netgi duomenų specifikoje: pavyzdžiui, gali būti sunku perduoti didesnio formato vaizdo ar garso įrašus, didelį kiekį reklaminių plakatų ar panašiai.

     

    Pasiruošimas pokyčiams – būtinas

     

    Nusprendus imtis pakeitimų, tokių kaip informacijos valdymas naudojant specialią sistemą, reikėtų iš anksto pasiruošti. Visų pirma, apie strategiją turi žinoti visi su tuo susiję asmenys. Antra, apgalvokite mokymų poreikį. Pavyzdžiui, jei taikysite naują sistemą, į kurią kelsite visus duomenis ir per kurią juos platinsite, reikės išsamių kursų, kaip tuo sprendimu naudotis. Be to, jei keisis pats informacijos apdorojimo principas (atranka, kokia informacija yra naudinga, verta archyvavimo, o kuri – ne), reikės laiko ir tam, kad būtų apsiprasta su juo.

    Iš anksto reikėtų žinoti ir apie atsakingus asmenis. Jie turėtų geriausiai išmanyti pokyčius ir gebėti atsakyti į su tuo susijusius klausimus. Rinkitės iniciatyvius komandos narius, kurie ir patys prisidėtų prie geriausios strategijos kūrimo.

     

    Apgalvoti verta visus niuansus

     

    Neretai pamirštama apie, atrodytų, esminius principus. Pavyzdžiui, per kokius kanalus bus vykdomas svarbios informacijos valdymas? Ar naudosite į sistemą integruotą el. paštą, tiesioginio pokalbio programas? Ar šiuo būdu duomenys pasieks tik darbuotojus, ar ir klientus, partnerius? Be to, ar kokį nors prisijungimą turės patys klientai? Svarbu ir tai, ar sistema bus patogi visiems – tiek vietoje, tiek nuotoliniu būdu dirbantiems komandos nariams.

    Rezultatai taip pat tiesiogiai priklausys nuo to, kaip gerai apgalvota (ir prireikus pakoreguota) pati įmonės struktūra. Derėtų aiškiai įvardyti atsakomybes, nurodyti, kokia tvarka turi judėti duomenys. Bet kuriuo atveju informacija turės atitikti griežtus saugumo, GDPR standartus.

    Be to, ruošiant strategiją svarbu nepamiršti jau minėtų lygmenų. Verta pradėti kad ir nuo mažiausio – darbuotojo lygmens. Tuomet lengviausia įsitikinti, kad naujoji strategija efektyvi, universali, patogi. Ar, pavyzdžiui, sklandžiai vyksta korespondencija, ataskaitų, kitokių dokumentų parengimas ir perdavimas, informacijos paieška?

    Toliau: ar sklandumu, efektyvumu pasižymi informacijos valdymas, susijęs su skyriais ar padaliniais? Kaip patogiai pasiekiami duomenys, reikalingi susitikimui arba vienai komandai aktualūs dokumentų šablonai? Ir plačiausiu, visos įmonės lygmeniu: ar visiems prieinama vidaus ir išorės kontaktų bazė, ar visi laiku gauna svarbiausius atnaujinimus?

    Informacijos valdymo strategija nėra tikslas, įgyvendinamas per vieną dieną. Tam neabejotinai reikia laiko, ir skubėti išties nepatariame. Strategiją sukursite ir įgyvendinsite paprasčiau turėdami įsidiegę mūsų sistemą, visgi reikės stipraus pagrindo – esminių, efektyvių taisyklių, kaip valdyti visus įmonės duomenis.

    Reikia pagalbos kuriant savo strategiją? Norite išnaudoti visus privalumus, kuriuos suteikia sistemiškas informacijos valdymas? Susisiekite jums patogiu būdu: padėsime pasirūpinti, kad visi pokyčiai teiktų didžiausią naudą.