Dokumentų valdymo sistemos – šiuolaikiškas sprendimas, kurį renkasi vis daugiau įmonių. Vis dėlto tokios platformos diegimas neužtikrina sklandaus naudojimosi ja. Pradedantieji dažnai klaidingai mano, kad informacijos valdymas – tai tiesiog vienos programos pakeitimas kita. Norint išnaudoti visus šių sistemų privalumus, reikėtų iš anksto numatyti galimus sunkumus ir išvengti klaidų. Pateikiame kelias dažniausias klaidas.
Klaida Nr. 1. Sistema – tik vieta parengtiems dokumentams kaupti
Dokumentų valdymo sistemos įdiegimas įmonėje – išties rimtas žingsnis. Tačiau jis netenka savo reikšmės, jei platforma naudojama tik informacijai saugoti. Sistemos sukurtos tam, kad palengvintų ir pagreitintų visus su informacijos valdymu susijusius darbus. Jei funkcijos neišnaudojamos, nėra prasmės naudoti tokią programą.
Kaip išvengti klaidos? Iš anksto pasidomėkite visomis dokumentų valdymo galimybėmis, rekomenduojama tvarka. Įsitikinkite, kad apie tai, kaip turi būti atliekamas informacijos valdymas, žino kiekvienas su tuo susijęs darbuotojas. Pasirūpinkite, kad sistema būtų naudojama nuosekliai – nuo pat bylos sukūrimo, koregavimo, atnaujinimo, iki išsiuntimo reikiamiems asmenims ir aktualumo panaikinimo (ištrynimo).
Klaida Nr. 2. Sistemos diegimas ir priežiūra patikėta tik administratoriams
Jei informacijos valdymo platformos įrašymu ir nustatymais rūpinasi tik informacinių technologijų specialistai, nepasiekiamas maksimalus funkcionalumas. Sistemų administratoriai gali nustatyti platformą taip, kad dirbti būtų patogu jiems patiems, o įrangos įsigijimas atsipirktų lėčiau.
Kaip išvengti klaidos? Paskirkite laiko tam, kad informacijos valdymo sistema išmoktų naudotis visi darbuotojai. Taip pat galite diegimą patikėti ekspertams, kurie parengs nustatymus atsižvelgdami į Jūsų verslo krypties ir individualias įmonės ypatybes.
Klaida Nr. 3. Pernelyg sudėtingas informacijos valdymas
Informacijos valdymo sistemos pasižymi ypatinga funkcijų gausa. Čia galima ne tik kurti, koreguoti ar saugoti duomenis. Susiejus įrangą su el. paštu, apskaitos ir kitokiomis programomis, įmanoma dar labiau praplėsti galimybes. Tačiau kuo daugiau funkcijų įgalinama, tuo painesnis tampa naudojimasis sistema. Rezultatas – darbuotojų vengimas ja naudotis, neišnaudoti resursai.
Kaip išvengti klaidos? Sistema turėtų būti idealiai pritaikyta prie Jūsų įmonės poreikių. Nesistenkite diegti ir įgalinti tokių funkcijų, kurios nėra reikalingos. Jei jų prireiks ateityje, tuomet jomis ir pasirūpinsite. Be to, šiuo atžvilgiu taip pat svarbu pasirūpinti suprantamais, efektyviais mokymais.
Klaida Nr. 4. Platformoje tvyrantis chaosas
Paprastai netvarka sistemoje atspindi netvarką pačios įmonės darbo įpročiuose. Chaotiškas, nenuoseklus, nereguliarus informacijos valdymas gali kelti grėsmę duomenų saugumui, kliudyti atlikti darbus patogiai ir greitai, laiku atlikti visas užduotis.
Kaip išvengti klaidos? Chaosas gali reikšti, kad nėra sukurta ir įsisąmoninta darbų atlikimo tvarka, trūksta užduočių delegavimo. Įsitikinkite, kad išsikėlėte aiškius tikslus ir visi darbuotojai žino savo pareigas. Taip pat problemų gali kilti, jei nuosekliai nesinaudojama duomenų grupavimo, darbų žymėjimo atliktais ir panašiomis funkcijomis.
Apsunkinti naudojimąsi specialiomis sistemomis gali ir dar paprastesnės klaidos – pavyzdžiui, nebūtinų dokumentų spausdinimas, popierinių variantų saugojimas, retas naudojimasis programomis. Tokių trukdžių galima išvengti lengvai – tereikia pasirūpinti, kad informacijos valdymas būtų vykdomas pagal tam tikras, visiems žinomas taisykles. Patikėję diegimą specialistams, įvardiję jiems visus darbuotojų poreikius ir suorganizavę mokymus galėsite mėgautis išskirtine programų nauda. Tuomet darbas vyks sklandžiai, o pelno didinimui, augimui atsiras daugiau laiko ir lėšų.
