Управление документами: раньше и сейчас

Сегодня каждая компания, которая уважает себя, своих сотрудников и своих клиентов, ищет эффективных решений для управления документами. Необходимость улучшить ситуацию, сделать управление информацией быстрее и успешнее вела в перед в течении веков в поиски новых способов решения проблем. Современные системы документооборота являются результатом долгих поисков. Что привело к такому результату и являются ли системы документооборота в настоящее время совершенными окончательными продуктами?

Самый старый способ управления документами

Начало управления документами можно отследить в 1800 годах. Именно тогда Эдвин Г. Сейбельс изобрел первый инструмент контроля над глобальным хаосом документов, систему вертикальных ящиков — сегодня его изобретение может вызвать улыбку, но тогда это было серьезным облегчением. Позже была создана горизонтальная мебель и ее делали из более стойких материалов, таких как металл.

Но это не решило проблему — системы выдвижных ящиков занимали много места, в ящиках часто был беспорядок, а поиск нужного документа все еще занимал много времени. Более того, сами бумажные версии не были защищены от наводнений, пожаров или просто краж.

Шли года и настало время систем электронного документооборота.

Надежда с появлением первых компьютеров

С появлением компьютеров появилась надежда, что управление документами радикально изменится. Первые серверы были большими и глядя с сегодняшнего дня примитивными, но это уже была возможность хранить данные в электронном формате. 1980-ые года считаются началом электронного документооборота. Но система еще не была идеальной – ей пользовались только специалисты (операторы), они отвечали за управление файлами, размещение информации и поиск были неудобными.

Более мощные системы

Примерно в 1990-е года управление документами перешло в следующий уровень – повлияло развитие Интернета. Появилась возможность не только хранить и классифицировать документы, но и их пересылать. Системы развивались и ими пользоваться начали простые пользователи — представителями компаний. Возможности системы управления документами еще больше расширились благодаря развитию поисковой системы и широкому использованию сканирующих устройств.

Благодаря всем этим технологическим достижениям сегодня мы можем пользоваться чрезвычайно универсальными, быстрыми, удобными, интуитивными системами.

Они:

  • значительно увеличивает производительность как офисной команды, так и работников работающих в производстве;
  • ускоряет процессы управления бизнесом;
  • повышает удовлетворенность людей работой;
  • помогает уменьшить бумажные отходы;
  • помогает обеспечить безопасность и сохранность всех данных.

Такие системы стали инструментом всестороннего улучшения ситуации для любого типа компании. Однако при развитии технологий появляется все больше возможностей – например, хранение данных в облаке.

Чтобы найти лучшего поставщика, стоит учесть разные нюансы. Важное значение имеет опыт и функциональность системы управления документами. Напоминаем, что Sekasoft — одна из первых компаний в Литве, которая внедрила принципы электронных документов и систем управления бизнесом. Перед командой постоянно стоит задача продолжать лидерство, предоставляя исключительные инновации в системе управления. Поэтому независимо от того, в какой сфере деятельности вы работаете или какие проблемы пытаетесь решить, свяжитесь с нами, и мы будем рады поделиться с вами своим опытом как добиться наилучших результатов.