Dabar kasdieninė darbo rutina neatsiejama nuo informacinių sistemų. Šiandien dažnas asmuo turi bent du elektroninius paštus, dokumentai tvarkomi ir saugomi naudojant kompiuteriuose įdiegtas sistemas. Paprastai tie IT sprendimai, kurie naudojami kiekvienai dienai, perkeliami ir verslui. Tik ar tai efektyvu?
Vertinga Jūsų verslui
Dokumentų ir procesų valdymo sistemos didina efektyvumą dokumentų valdymo procese. Šie sprendimai gali padėti susisteminti, standartizuoti ir pagreitinti procesus organizacijoje, dėl to palengvėja pardavimų užtikrinimas, lengviau siekiama strateginių tikslų, padidinamas veiklos efektyvumas.
Naudojantys dokumentų valdymo sistemas pripažįsta, kad be informacinių technologijų sunku išsiversti. Juk naudojantis jomis į elektroninę erdvę galima perkelti daug vidinių procesų:
- sprendimų priėmimą;
- dokumentų derinimą ir tvirtinimą;
- užduočių valdymą;
- pirkimų valdymą;
- naujo produkto kūrimą;
- projektų valdymą ir t.t.
Kuo IT sprendimai sudėtingesni ir kuo didesnė jų pasiūla, tuo vadovams kebliau pasirinkti vieną tiek informaciją, tiek ir visą organizaciją vieningai valdyti padėsiančią sistemą. Tokiu atveju geriausia pasitelkti IT sistemų ekspertus, kurių konsultacijos padės tiksliai išsiaiškinti poreikius ir priimti sprendimą dėl tinkamiausios DVS Jūsų organizacijai.
Dokumentų valdymo sistema
Jau ne kartą esame minėję, kad teisingas dokumentų valdymas atneša daug naudos. Įdiegę šią sistemą, galėsite paspartinti įmonės darbą:
- rengti, derinti, tvirtinti, centralizuotai registruoti bei saugoti dokumentus vieningoje sistemoje;
- bus paprasta dokumentus surasti, persiųsti kitiems organizacijos darbuotojams, valdyti prieigą, registruoti ir kaupti su dokumentais atliktų veiksmų istoriją, susieti dokumentus tarpusavyje, nustatyti bei gauti priminimus apie dokumentus ar su jais susijusius svarbius įvykius.
Tai dažniausiai yra pirmas įmonių pasirinkimas, siekiant paversti darbą efektyvesniu. Natūralu, kad vėliau pritaikomi ir kiti IT sprendimai, orientuoti į specifines sritis.
Ryšių su klientais valdymo sistema
Pardavimo galimybių valdymas – vienas svarbiausių į rezultatus orientuotos organizacijos tikslų. Jei dokumentų valdymas iš esmės yra orientuotas vidinius įmonės procesus, tai CRM sistema fokusuojasi ir į išorinius ryšius, kas itin svarbu produktus ar paslaugas kuriančioms įmonėms. Juk neužtenka, kad darbuotojai būtų produktyvūs – turi būti palaikomas ryšys su klientais, keliamas jų pasitenkinimas. Naudojantis šia sistema, galėsite:
- išnaudoti visas komunikacijos ir pardavimų galimybes, visus klientus turėti vienoje duomenų bazėje, kurioje veikia automatiniai priminimai apie suplanuotus darbus, patogus ir greitas duomenų apsikeitimas su kolegomis, greita pasiūlymų, sutarčių ir kitų dokumentų paieška;
- matyti, kada buvo užmegztas paskutinis kontaktas su klientu ir kaip jis praėjo: tai itin svarbu vykstant darbuotojų kaitai įmonėje;
- lengviau registruoti potencialius klientus ir įvykdytus pardavimus;
- per kelias sekundes surasti nepatenkintus klientus ir suplanuoti veiksmus, išspręsti kilusius nesklandumus.
Šis sprendimas duos dar geresnių rezultatų, jei bus suderintas su pirkimų ir sutarčių valdymo sistema.
Procesų valdymo sistema
Jei įmonėje daug laiko skiriama nuolatiniam tų pačių procesų vykdymui, tuomet praverstų į procesų automatizavimą orientuoti IT sprendimai. Dažnai procesų valdymas diegiamas kartu su kitomis, pritaikytomis sistemomis:
- su dokumentų sistema pasikartojančių dokumentų valdymas tampa paprastesnis: lengviau užpildyti pasikartojančias užsakymo formas, jas patvirtinti naudojantis elektroniniu parašu;
- kartu su kokybės valdymo sprendimais paprasčiau užtikrinti, kad kiekvienas skundas bus užfiksuotas, o klaidos bus greičiau išspręstos;
- pritaikyta personalui procesų valdymo sistema padės nustatyti, kada turi būti išsikelti metiniai tikslai, kada darbuotojai turi būti apdovanoti už savo nuopelnus, o kada jiems reikia papildomų užduočių, siekiant juos patikrinti;
- galima sistemą pritaikyti ir paslaugų valdymui, tuomet bus galima sekti paslaugų suteikimo procesą, jos trūkumus bei laiku juos koreguoti.
IT sprendimai padeda įmonėms efektyviau sekti jų veiklą ir rasti tobulintinas sritis. Dažniausiai pirmasis sprendimas užtikrina, kad dokumentų valdymas būtų efektyvesnis, o toliau seka šios sistemos papildymas kitomis sistemomis, orientuotomis į specifines įmonės veiklas, kurioms trūksta produktyvumo.
