• LT
    • EN
  • Sistemos, padedančios valdyti personalą

    Vienas dinamiškiausių verslo faktorių yra komanda. Įmonės pradžia yra žmonių, turinčių skirtingus poreikius, sutelkimas bendram darbui ir idėjų generavimas jų žinių pagalba. Komandai augant, bendradarbiavimas tarp kolegų tampa vis sudėtingesnis. Šie procesai organizacijoje generuoja tam tikrus poreikius, susijusius su vidinės komunikacijos iššūkiais. Būtent už personalo valdymą atsakingi organizacijos specialistai dažniausiai pirmieji ir pajunta šiuos poreikius ir imasi veiksmų komunikacijos palengvinimui.

    Organizacijoje įdiegta dokumentų valdymo sistema palengvina bendradarbiavimą tarp kolektyvo ir vadovų, o tai didina galimybes siekti norimų rezultatų. Įdiegus modulinio pobūdžio dokumentų valdymo sistemą, galima išspręsti įvairius komunikacijos uždavinius bei organizacijos personalo procesus, kuriuos apima personalo valdymo sprendimai, leidžiantys sukurti terpę vidinei įmonės komunikacijai. Tokiu būdu DVS dažnu atveju susitapatina su personalo valdymo sistema, kur aktualiausias yra darbuotojų laiko taupymas, motyvacijos didinimas bei sklandesnė komunikacija įmonės viduje.

     

    Didėjanti komanda – didėjantys rūpesčiai

    Kol komanda yra nedidelė, gana paprasta paskirstyti užduotis, sekti darbuotojų pasiūlymus ar jų gimtadienius. Tačiau komandos narių skaičiui pasiekus 20 ar daugiau asmenų, išlaikyti ne tik produktyvų darbą, bet ir bendrą pasitenkinimą juo gali būti sunku. Didėjantis komandos skaičius, žinoma, rodo įmonės augimą, tačiau atsiradę nauji iššūkiai tampa neatsiejama šio augimo dalimi:

    • rengiama vis daugiau atostogų ar kitos rūšies prašymų;
    • ruošiama vis daugiau įvairių dokumentų;
    • darbuotojų įsitraukimas ir motyvacija tampa komplikuotesnė;
    • įsivyrauja formalesnė darbuotojų komunikacija, o tai ilgainiui panaikina komandos pojūtį;
    • sunkiau realizuoti pokyčius;
    • kebliau suderinti susitikimų laiką, o jų metu išklausyti visų nuomonių;
    • sunkiau prisiminti visų gimtadienius ir kitus svarbius įvykius organizacijoje ir su jais susijusius veiksmus.

    Dokumentų ir procesų valdymo sistema sprendžia personalo valdymo uždavinius.

     

    Personalo valdymo sprendimaiLaimingi darbuotojai dirba nuoširdžiau

    Norint, kad įmonėje dirbantys darbuotojai prisidėtų prie pelno didinimo, būtina sekti komandos motyvaciją. Juk neigiamai nusiteikę komandos nariai dažniausiai dirba ne tik lėčiau, bet ir dažniau daro klaidas. Šis nusiteikimas gali atsirasti ir dėl įmonės neapdairumo: darbuotojams pastebėjus, kad užduotys vykdomos neefektyviai, personalo skyrius nesuseka visų dokumentų, pokyčiai įgyvendinami kur kas sunkiau.

    Vienas iš sprendimo būdų galėtų būti personalui pritaikyta dokumentų valdymo sistema. Ja būtų galima užtikrinti:

    • centralizaciją: visi su darbuotojais susiję dokumentai būtų valdomi centralizuotai, tad būtų užtikrinamas jų saugumas, peržiūra, tikrinimas;
    • privatumą: turint centralizuotą sistemą, dokumentai bus prieinami tik tiems, kurie turi jiems nustatytą prieigą;
    • kontrolę: galite lengviau sekti ne tik koreguojamus dokumentus, bet ir prašymų svarstymą, pokyčių įgyvendinimą, vykdomas užduotis (taip kontroliuojate procesus, darbuotojams nejaučiant tiesioginės kontrolės);
    • kaštų minimizavimą: lengviau sekti sudaromus algalapius, kurie darbuotojai turėtų būti paskatinti;
    • bendradarbiavimą: tinkama dokumentų ir suderinta personalo valdymo sistema padės užtikrinti, kad net ne biure dirbantys asmenys jausis tarsi būdami kolegų apsupty.

     

    Įgyvendinus šiuos sprendimus, darbe būtų galima ilgiau išlaikyti pozityvią vidinę atmosferą, skatinti kitus, teigiamus pokyčius: organizacinės atsakomybės skatinimą, objektyvų darbuotojų veiklos vertinimą, darbuotojų savikontrolę, laiko taupymą, paprastesnį dokumentų archyvavimą, darbuotojų motyvacijos didinimą bei naujų narių integraciją į bendrą komandą.