ORGANIZACIJOS VALDYMAS
Organizacijos valdymas – tai efektyviausias kelias siekti organizacijos tikslų. Valdymo sistema ir to priemonės apima organizacijos tikslų išskaidymą ir vykdymo kontrolę, darbuotojų indėlio matavimo įrankius, užduočių vykdymo kontrolę, vadovybės komunikavimo erdvę, veiklos ataskaitas.
Strateginių tikslų išskaidymas ir vykdymo kontrolė
Organizacijos valdymo sistema leidžia kontroliuoti vadovams ir darbuotojams keliamus strateginius tikslus, nuo pirminio jų suvedimo iki galutinio įvykdymo. Pagal tai vertinamas kiekvieno darbuotojo indėlis įmonės strateginių tikslų pasiekime. Ši funkcija taip pat apima: deleguotų tikslų hierarchinį medį, delegavimo bei kontrolės procesus.
Vadovybės komunikavimo erdvė
Sukuriame tik vadovybei prieinamą erdvę, skirtą komunikavimui, diskusijoms, bendram kalendoriui (ji prieinama ir išmaniuosiuose įrenginiuose). Organizacijos valdymas apima karštų temų sąrašą susijusiai medžiagai talpinti, priemones idėjų ar nuomonių dalinimuisi. Prireikus informacija gali būti šifruojama.
Užduočių vykdymo kontrolė
Organizacijos valdymo sistema apima užduočių organizavimo ir priežiūros kontrolę. Tam yra naudojamos tokios priemonės:
- veiklos organizavimo ir valdymo kontrolė;
- vadovų ir darbuotojų pareigingumo valdymas;
- užduočių kūrimas el. laiškų, sutarčių ar bet kokių kitų dokumentų pagrindu.
Pasitelkiami ir kiti metodai: susijusių užduočių gijos (medžiai), periodinės šabloninės užduotys, prieigos kontrolė, terminų ir įsipareigojimų kontrolė, darbuotojų pareigingumo rodikliai periodinėse ataskaitose.
Ataskaitų valdymas
Organizuojamas savalaikis visų įmonės ataskaitų parengimas ir atsakingų darbuotojų supažindinimas. Vykdoma parengtų ataskaitų klasifikacija, automatinis periodinis valdomų procesų KPI ataskaitų parengimas. Užtikriname, kad naudojant prieigos valdymo sistemą ir duomenų šifravimą – visa informacija bus saugi.
NAUDOS
Visos informacijos apie veiklos procesus turėjimas, valdymas ir ypač galimybė atsekti įvairius veiksmus leidžia vadovams sumažinti kontrolės lygį ir tam skiriamą laiką.
Greitas vidinių organizacijos dokumentų tvirtinimas ir kiti procesai taupo darbo laiką.
Virtualus dokumentų derinimas, tvirtinimas ir saugojimas leidžia sutaupyti laiko, įprastai skiriamo dokumentų spausdinimui ir nešiojimui tarp kabinetų; atsisakoma spintų ir archyvų saugojimui; dokumentai pasirašomi el. parašu.
Organizacijos tikslų ir rezultatų matavimas bei patogi šios informacijos peržiūra leidžia vadovams objektyviai įvertinti veiklą, matyti ar organizacijos valdymas yra efektyvus.
Objektyvus ir skaidrus organizacijos valdymas gerina jos įvaizdį, kelia darbuotojų pasitenkinimą bei motyvaciją.
Žinių kaupimas ir sklaida bei procesų automatizavimas itin palengvina vidinę komunikaciją, sumažina informacijos praradimo rizikas.