PERSONALO VALDYMAS

Didėjant konkurencijai ir keičiantis technologinėms bei ekonominėms sąlygoms personalo valdymas ir jo reikšmė keičiasi iš administracinės į strateginę. Nuo darbuotojų žinių, galimybių ir darbų tiesiogiai priklauso organizacijos veikimas bei augimas. Darbuotojai naudojasi savitarnos langu, iš kurio gali inicijuoti bet kurį iš procesų, susipažinti su proceso aprašymu, matyti procesų eigą, peržiūrėti susijusius dokumentus. Procesai  apjungiami su kompiuterinėmis formomis, bei MS Office ar kitokiais dokumentais, todėl yra galimybė pilnai automatizuoti visą dokumentų atsiradimo, tvirtinimo, registravimo bei išsaugojimo procesą.

Organizacinė struktūra

Informacija apie visus padalinius, jų hierarchiją, darbuotojus, pareigybes ir roles, darbo grupes ir komitetus – trumpiau žmogiškųjų išteklių valdymas.

Darbuotojų bylos

Kaupiami kvalifikaciniai dokumentai, atostogos, darbuotojo prašymai, susiję įsakymai, pvz. komandiruočių ar mokymų, įgaliojimai, vykdomos ir įvykdytos užduotys, projektai, užsakymai, inicijuoti pirkimai, darbuotojo susirašinėjimas dėl darbo reikalų ir pan.

Darbuotojų prašymų tvirtinimas

Užpildoma standartinė prašymo forma dėl atostogų, mokymų, telefono, įrangos, draudimo, darbo drabužių ar pan. ir greitai patvirtinama pagal nustatytas procedūras. Tvirtinimo tvarką ir pareigybes konfigūruoja pati organizacija.

Darbuotojų atranka

Operatyvus organizacijai atsiųstų CV talpinimas centrinėje bazėje, klasifikavimas, pagrindiniai kandidatų duomenys, pastabos ir tinkamumo įvertinimas. CV paieška ir ataskaitos įvairiais kriterijais – pagal laikotarpį, poziciją, atsiųstų CV, darbo pokalbių, įdarbintų asmenų kiekį. Taip pat vertinama, kurios įdarbinimo priemonės ar šaltiniai sėkmingiausi. Tokie personalo valdymo sprendimai padeda efektyviai vykdyti darbuotojų atranką.

Darbo sutarties pakeitimai

Lygiai taip pat vadovai gali teikti paraišką dėl savo darbuotojo darbo sutarties pakeitimų, darbo grafiko keitimo, atlyginimo kėlimo, premijos ar motyvacinio priedo skyrimo. Pagal nustatytas procedūras patvirtinta ar atmesta paraiška bus konfidenciali ir neprieinama kitiems asmenims, neperskaitoma sistemos administratoriams.

Personalo ataskaitų tvirtinimas

Užpildoma standartinė ataskaitos forma dėl buvusios komandiruotės, gautų mokymų, lankyto seminaro, sunaudoto kuro, pasibaigusio bandomojo laikotarpio ar pan. ir greitai patvirtinama pagal nustatytas procedūras. Komandiruočių ataskaitose gali būti apskaičiuoti dienpinigiai. Mokymų bei seminarų ataskaitos, dalyvio įžvalgos ir medžiaga pasidalinama su kitais darbuotojais. Mūsų siūlomas sprendimas personalo valdymui taupo Jūsų laiką ir leidžia paprasčiau kontroliuoti daugybę skirtingų procesų.

Šifruotų atlyginimo lapelių paskirstymas

Atlyginimų informacija importuojama arba sinchronizuojama iš verslo valdymo sistemos į izoliuotą bazę, iš kur nustatytos formos atlyginimų lapeliai yra paskirstomi el. paštu šifruotais el. laiškais.

Personalo paraiškų tvirtinimas

Užpildoma standartinė paraiškos forma dėl komandiruotės, naujo darbuotojo poreikio, praktikanto, darbo ne darbo metu, įgaliojimo ar pan. ir greitai patvirtinama pagal nustatytas procedūras.

Personalo apklausos

Darbuotojų nuomonės, produktų tobulinimo, darbo santykių, darbuotojų vertinimo, anoniminės ir kitokios apklausos. Naudojami įvairaus tipo klausimai ir atsakymų struktūros, kurios padeda atskleisti, kaip darbuotojai jaučiasi darbo aplinkoje, su kokiomis problemomis yra susiduriama ir pan. Atliktų apklausų ataskaitos eksportuojamos į Excel. Toks žmogiškųjų išteklių valdymas padeda nuolat gauti aktualią informaciją tiek apie darbuotojus, tiek apie darbo kokybę.

Kvalifikaciniai testai

Jie skirti žinių patikrinimui. Gali būti organizuojami reguliarūs testai, skirti darbuotojų žinių patikrinimui pagal atskiras organizacijos procedūras, pavyzdžiui, darbo saugos žinių patikrinimas kas 2 metus.

Darbų apskaita

Darbuotojai registruoja prie tam tikrų projektų, užduočių ir jų atlikimui skirto darbo laiko. Surinkta darbų apskaita naudinga našumo kontrolei, terminų kontrolei, darbų apmokestinimui, kitų projektų planavimui, resursų paskirstymo analizei.

Buvimo vietos registracija

Darbuotojai užregistruoja planuojamą savo buvimo darbo metu vietą – ofise, išvykęs pas klientus, posėdžiauja ar pan. Atostogos, komandiruotės ir ligos žymimos automatiškai arba centralizuotai. Galima peržiūrėti visų darbuotojų bendrą dienos užimtumą grafiškai. Tai itin praverčia didelėse, kelių ar keliolikos skyrių įmonėse.

Registracija į mokymus

Personalo valdymo sistema taip pat apima mokymus, skirtus kvalifikacijos kėlimui, specialisto tobulėjimui. Sistemos veikimas paprastas: skelbiami planuojami mokymai, darbuotojai registruojasi, organizatoriai užtikrina optimalų grupių formavimą. Išsaugoma istorija, kas kokiuose mokymuose dalyvavo, matomas mokymų ir darbuotojo santykis.

Tikslai darbuotojams

Kai strateginiai tikslai paskirstomi padaliniams ir darbuotojams, vadovai formuoja atitinkamas užduotis darbuotojams ir kontroliuoja jų vykdymą, o laikotarpio pabaigoje vertina darbuotojų veiklą pagal nustatytą procedūrą.

Intranetas

Personalo valdymo sprendimai leidžia sukurti terpę vidinei įmonės komunikacijai. Intranete skelbiamos: organizacijos vidinės naujienos, elektroninis laikraštis, skiltis „Apie mus rašo“, organizacijos renginiai kalendoriuje, tvarkos, formos, organizacinė struktūra, artimiausių darbuotojų gimtadieniai su nuotraukomis, diskusijos, skelbimų lenta, idėjų bankas, žinių bazės (wiki), tinklaraščiai (blog), produktų ir paslaugų žinynas, nuotraukų galerija, DUK ir pan.

Darbuotojų teisių valdymas

Darbuotojas ar jo vadovas užpildo standartinę paraišką dėl teisių prie IT sistemos, teisės naudotis tarnybiniu automobiliu, teisės naudotis darbo įranga, teisės prieiti prie archyvo, teisės viešai kalbėti organizacijos vardu, teisės pirkti už tam tikrą biudžetą ir pan. Paraišką tvirtina reikiamo lygio vadovai ir resurso šeimininkas(-ai). Darbuotojams suteiktos teisės matomos tiek iš resurso pusės (pvz., kas turi raktus prie rezervinio energijos šaltinio), tiek iš darbuotojo pusės(kokias visas teises jis turi), todėl teisės yra lengvai audituojamos ir valdomos.

NAUDOS


Darbuotojų tikslų ir rezultatų matavimas leidžia objektyviai įvertinti darbuotojų veiklą. Vadovams patogu iš anksto tartis dėl pamatuojamų geresnių rezultatų ir su tuo susieti atlyginimo kėlimą. Tokia personalo valdymo sistema naudinga abiem, darbuotojo ir darbdavio, pusėms.


Visos informacijos apie darbuotojus ir jų darbus turėjimas, valdymas ir ypač atsekamumas padidina darbuotojų savikontrolę, o vadovams leidžia sumažinti kontrolės lygį ir tam skiriamą laiką.


Operatyvus darbuotojų prašymų tvirtinimas ir kiti personalo procesai taupo darbo laiką. Darbuotojams gauti laisvadienį užtenka vos kelių paspaudimų.


Atsisakius daugybės popierinių dokumentų nebereikia jų spausdinti, nešioti tarp kabinetų, o dar svarbiau – nereikia spintų ir archyvų saugojimui. Dokumentai gali būti pasirašyti el. parašu.


Objektyvus ir skaidrus personalo valdymas bei ryšių tarp vadovų ir darbuotojų užtikrinimas papildomai motyvuoja ir įgalina darbuotojus.


Žinių kaupimas ir sklaida bei procesų automatizavimas ypač palengvina naujų darbuotojų integraciją, taip pat sumažina darbuotojų kaitos įtaką.