PIRKIMŲ IR SUTARČIŲ VALDYMAS

Pirkimų tvirtinimas ir vykdymo kontrolė

Pirkimų valdymas padeda visą procesą atlikti struktūrizuotai ir greičiau. Greitas pirkimo patvirtinimas pagal organizacijos nustatytą sudėtingą procedūrą, atsižvelgiant į pirkimo tipą, sumą, biudžetą ir pan. Kontroliuojamas visas procesas – būsenos, dalyvių veiksmai, matymo teisės, proceso išsišakojimai. Atskiri proceso etapai pirkimo objekto tikslinimui, konkurso organizavimui, nupirkimo kontrolei.

Sutarčių derinimas

Sutartys rengiamos organizacijos nustatytose formose (naudojant paskutinę formos versiją). Sutarčių derinimas su reikiamais darbuotojais (vadovais, juristais) pagal nustatytą procedūrą. Sutarčių derinimo ar tvirtinimo išsišakojimai esant specialioms sąlygoms. Skubaus suderinimo galimybė.

Sutarčių ir susijusių dokumentų valdymas

Sutarčių valdymas apima: centralizuotą registravimą ir klasifikuotą kaupimą visoms organizacijos sutartims su Klientais, Tiekėjais, Partneriais, Paslaugų teikėjais. Atsakingų už vykdymą darbuotojų priskyrimas, terminų kontrolė. Pakeitimų, papildymų, aktų, sąskaitų ir kitų susijusių dokumentų registracija. Susiejimas su kitomis sutartimis.

Pirkimo sąskaitų tvirtinimas

Ištobulinta užsakymų valdymo sistema leidžia sukurti patikimą terpę sąskaitų tvirtinimui. Gautos sąskaitos priskiriamos išlaidų centrams ir tvirtinamos „4 akių“ principu – tvirtina vadovai ir kiti susiję asmenys. Sąskaitos gali būti susiejamos su pirkimu, su sutartimi, su biudžeto eilute. Lengva atsekti įvairius atliktus veiksmus, matomi terminai, prieigos valdymas. Galimos sąsajos ir duomenų mainai su apskaitos sistema.

NAUDOS


Patogios priemonės nesudėtingai ir greitai atsekti audito informaciją: sutarčių pakeitimus, papildymus, patvirtinimus, paskirstymo informaciją, kitus atliktus veiksmus. Pirkimų valdymo sprendimas palengvina organizacijos pirkimo, pardavimo procesus ir leidžia sutaupyti laiko, nes už tai atsakingi esame mes.


Greitesnis ir paprastesnis sutarčių archyvavimas pagal organizacijos iš anksto nustatytą tvarką. Taip išvengiama nesusipratimų dėl pamestų, ne ten priskirtų dokumentų.


Pirkimo procese gali dalyvauti geografiškai vienas nuo kito nutolę dalyviai. Tai ypač svarbu šiuolaikinio verslo kontekste, kai organizacijų padaliniai ir savininkai pasklidę po visą pasaulį, o darbuotojai yra mobilūs.


Pirkimo komanda lengvai pasiekia ir todėl efektyviai naudoja sprendimui priimti reikalingą informaciją. Toks pirkimų valdymas užtikrina, kad pirkimai vyks greitai ir produktyviai.


Sutartys nebus pamestos, sunaikintos ar „užrašytos ant viršaus“.


Sutarčių valdymas užtikrina patogų ir greitą su sutartimi susijusių užduočių paskyrimą ir kontrolę.


Pirkimo proceso dalyviai yra savalaikiai elektroniniu paštu informuojami apie reikalingus priimti sprendimus, artėjančius pirkimo įvykių terminus. Klysti – žmogiška, o užmiršti – tuo labiau, todėl sistema sumažina šių labai žmogiškų savybių įtaką pirkimo procesui.


Integruojant pirkimų valdymo sprendimą su verslo valdymo sistema (Axapta, Navision ir kt.) sujungiami pirkimo procesas, pirkimo dokumentai ir pirkimo ūkinės – finansinės operacijos.