PROCESŲ VALDYMAS

Procesų valdymas padeda automatizuoti ir aprašyti visus organizacijos veiklos procesus. Darbuotojai naudojasi savitarnos langu, iš kurio gali inicijuoti bet kurį iš procesų, susipažinti su proceso aprašymu, matyti procesų eigą, peržiūrėti susijusius dokumentus. Vykdomi verslo procesai apjungiami kompiuterinėmis formomis bei MS Office ar kitokiais dokumentais, todėl galima visiškai automatizuoti visą dokumentų atsiradimo, tvirtinimo, registravimo bei išsaugojimo procesą.

Užsakymų procesų valdymas

Užsakymų pildymas nustatytoje formoje, tvirtinimas pagal organizacijos nustatytą procesą. Procesų parinkimas pagal užsakymo tipą.

Tokiu pačiu principu gali būti tvirtinami projektai, pardavimai, kitos paslaugos.

Dokumentų derinimas

Paprastas naujo dokumento ar proceso iniciavimas per procesų savitarnos langą. Dokumentų derinimo sprendimas leidžia procesų ir formų aprašymą atlikti pačiai organizacijai, taip sudaromos sąlygos automatizuoti daugumą procesų bei juos operatyviai modifikuoti savo jėgomis.

Veiklos procesų kontrolė

Disponuojama operatyvia informacija apie procesų būklę, apkrovimus. Taip valdomi verslo procesai vyksta sklandžiai ir efektyviai.

Mobilusis elektroninis parašas

Galimybė naudoti el. parašą tuose proceso žingsniuose, kur tai būtina.

El. parašas leidžia automatizuoti net ir tuos procesus, kur tradiciškai arba dėl išorinių ar vidinių reikalavimų reikalingi proceso dalyvių parašai.

Automatinis patvirtintų dokumentų apdorojimas

Dokumentai automatiškai registruojami, perkeliami į nuolatinio saugojimo vietą, suteikiamos prieigos, informuojami suinteresuoti darbuotojai ir pan. Taip dokumentai nepametami ir visada žinoma jų buvimo vieta.

Personalo procesų valdymas

Procesai aprašomi per organizacinės struktūros, pavaldumo, pareigų ir rolių prizmę, todėl yra nejautrūs personalo kaitai. Atsižvelgiama į atostogas, susirgimus ar kitus nebuvimus – tam naudojamos pavadavimų funkcijos.

Paslaugų procesų valdymas

Paraiškos pildymas (pildo Pardavėjas) įvairiems produktams ar paslaugoms,  specialiems įkainiams ar nuolaidoms. Paraiškų tvirtinimas  pagal organizacijos nustatytas procedūras. Procesų parinkimas pagal paslaugų tipą. Kaupiama visa įkainių ir jų tvirtinimo istorija.

NAUDOS


Verslo procesai formalizuojami, todėl aiškiai nustatomos kompetencijos bei atsakomybės, užtikrinamas vidinių standartų laikymasis, minimizuojamos procesinės klaidos.


Padidinamas darbuotojų produktyvumas. Vieni greitai sukuria reikiamos formos dokumentą ir jo derinimą palieką sistemai, o kiti neblaškomi varstomų durų ar skambučių sprendimus priima jiems patogiu metu ir jiems patogioje vietoje.


Daug procesinių operacijų atliekantys darbuotojai turi darbų sąrašus, todėl dokumentai per klaidą pas juos neužsilieka, o jų vadovai žino apkrovimus.


Užtikrinama sklandi procesų tėkmė, nes ja rūpinasi sistema. Automatizuotas procesų valdymas vyksta reglamentuotai ir efektyviai.


Lengvai sužinoma proceso būklė, trukdžiai, dokumentai nepasimeta. Lengvai randamos proceso strigimo priežastys ir tam pritaikomi sprendimai.


Užtikrinamas greitesnis naujų darbuotojų startas, nes jiems nereikia išmokti visų vidinių procesų, pakanka žinoti, kad jie yra.


Proceso pakeitimai nereikalauja visų procese dalyvaujančių darbuotojų mokymo, o tik tų su kurių darbu tai tiesiogiai susiję. Taip taupomas laikas ir didinamas efektyvumas.