INFORMACIJOS VALDYMAS
Informacijos valdymas (duomenų valdymo sistema) – tai kompleksinis sprendimas, kurio priemonėmis efektyviai ir saugiai valdoma organizacijos informacija. Informacijos valdymas (rinkimas, laikymas, saugojimas ir paskirstymas) vykdomas, remiantis organizacijos strategijos gairėmis, vidinėmis tvarkomis, veiklos specifika, suteikiant prieigą tik prie aktualios, su organizacijoje vykdomais procesais susijusių dokumentų ar duomenų. Organizacijos informacija (inventorius, kokybės įrašai ir neatitiktys, darbo laiko apskaita ir t.t.) valdoma pasitelkus keletą sudėtinių IT sprendimų: dokumentų valdymą, bendradarbiavimą, žiniatinklio turinio valdymą (portalą), intranetą, įrašų valdymą, veiklos procesų valdymą.
Dokumentų valdymas
Organizacijos dokumentai ir kita su verslo procesais susijusi informacija saugoma struktūrizuotoje, susistemintoje, saugioje ir formaliai valdomoje bazėje. Skaidrų, patogų, greitą ir organizacijos poreikius atitinkantį dokumentų rengimą užtikrina įvairios dokumentų derinimo ir tvirtinimo priemonės, šablonai. Daugiau apie dokumentų valdymą skaitykite čia.
Bendradarbiavimo valdymas
Tai virtuali duomenų valdymo sistema, pritaikyta komandiniam darbui: šioje aplinkoje darbuotojai gali dalintis savo žiniomis ir informacija apie projektus. Visa informacija, idėjos bei duomenys, sukurti projektų metu, saugiai surenkami ir prieinami visiems susijusiems projekto dalyviams.
Žiniatinklio turinio valdymas
Per interneto naršyklę veikianti sąsaja su informacijos valdymo sistema, dar vadinama organizacijos portalu. Darbuotojams portale prieinama asmeninė darbo sritis, kurioje matomi naujausi el. laiškai, kalendorius, prieinami dokumentai, paskirtos užduotys, procesai, kuriuose dalyvaujama. Be to, portale pateikiama susijusi informacija pagal klientą, tiekėją ar partnerį – matomi iš jų gauti ir jiems siųsti el. laiškai, sutartys, korespondencija, dokumentai. Galima numatyti nuorodas („vieno langelio“ principu) į kitas organizacijoje naudojamas informacines sistemas.
Intranetas
Papildomas komunikacijos ir socialinės aplinkos funkcionalumas: informacijos viešinimas (organizacijos vidinės naujienos, elektroninis laikraštis, skiltis „Apie mus rašo“, nuotraukų galerijos, organizacijos renginiai ir kitos datos kalendoriuje), socialinė aplinka (diskusijos, apklausos, skelbimų lenta, idėjų bankas), žinių bazės (wiki, blog).
Įrašų valdymas
Duomenų valdymo sistema apima ir įrašus: įgalinamas automatinis įrašų išlaikymas ir ištrynimo tvarkaraščiai, informacijos indeksavimas. Metaduomenys gali būti panaudoti saugomos informacijos identifikavimui ir aprašymui.
Veiklos procesų valdymas
Procesų valdymo sprendimo priemonėmis visi organizacijos veiklos procesai yra automatizuojami ir aprašomi vienoje vietoje. Daugiau apie veiklos procesų valdymą skaitykite čia.
NAUDOS
Visiškas informacijos valdymas ir atsekamumas mažina įvairias rizikas, gerina veiklos kokybę, padeda užtikrinti konkurencingumą.
Standartizuoti ir optimizuoti procesai užtikrina aukštesnę kokybę, taupo darbuotojų darbo laiką.
Procesų ir užduočių atsekamumas objektyviai leidžia nustatyti procesų vykdymo kliūtis, kitaip vadinamą „butelio kakliuko efektą“ (angl. bottleneck), didina darbuotojų savikontrolę, vadovams leidžia sumažinti kontrolės lygį ir tam skiriamą laiką, palengvina auditus.
Žinių kaupimas ir sklaida bei procesų automatizavimas žymiai palengvina naujų darbuotojų integraciją, taip pat sumažina darbuotojų kaitos įtaką.
Objektyvus ir skaidrus organizacijos informacijos valdymas ir atgalinio ryšio (angl. Feedback) tarp vadovų ir darbuotojų užtikrinimas papildomai motyvuoja darbuotojus, padeda sustiprinti kolektyvo ryšius.
Atsisakius daugybės popierinių dokumentų nebereikia jų spausdinti, nešioti tarp kabinetų, o dar svarbiau, nereikia spintų jų archyvavimui. Dokumentai gali būti pasirašyti elektroniniu parašu.