Organizacijos dokumentai ir kita su verslo procesais susijusi informacija saugoma struktūrizuotoje, susistemintoje, saugioje ir formaliai valdomoje bazėje. Skaidrų, patogų, greitą ir organizacijos poreikius atitinkantį dokumentų rengimą užtikrina įvairios dokumentų derinimo ir tvirtinimo priemonės, šablonai. Daugiau apie dokumentų valdymą skaitykite čia.
Tai virtuali duomenų valdymo sistema, pritaikyta komandiniam darbui: šioje aplinkoje darbuotojai gali dalintis savo žiniomis ir informacija apie projektus. Visa informacija, idėjos bei duomenys, sukurti projektų metu, saugiai surenkami ir prieinami visiems susijusiems projekto dalyviams.
Per interneto naršyklę veikianti sąsaja su informacijos valdymo sistema, dar vadinama organizacijos portalu. Darbuotojams portale prieinama asmeninė darbo sritis, kurioje matomi naujausi el. laiškai, kalendorius, prieinami dokumentai, paskirtos užduotys, procesai, kuriuose dalyvaujama. Be to, portale pateikiama susijusi informacija pagal klientą, tiekėją ar partnerį – matomi iš jų gauti ir jiems siųsti el. laiškai, sutartys, korespondencija, dokumentai. Galima numatyti nuorodas („vieno langelio“ principu) į kitas organizacijoje naudojamas informacines sistemas.
Papildomas komunikacijos ir socialinės aplinkos funkcionalumas: informacijos viešinimas (organizacijos vidinės naujienos, elektroninis laikraštis, skiltis „Apie mus rašo“, nuotraukų galerijos, organizacijos renginiai ir kitos datos kalendoriuje), socialinė aplinka (diskusijos, apklausos, skelbimų lenta, idėjų bankas), žinių bazės (wiki, blog).
Duomenų valdymo sistema apima ir įrašus: įgalinamas automatinis įrašų išlaikymas ir ištrynimo tvarkaraščiai, informacijos indeksavimas. Metaduomenys gali būti panaudoti saugomos informacijos identifikavimui ir aprašymui.
Procesų valdymo sprendimo priemonėmis visi organizacijos veiklos procesai yra automatizuojami ir aprašomi vienoje vietoje. Daugiau apie veiklos procesų valdymą skaitykite čia.
