PROJEKTŲ VALDYMAS
Kadangi visus organizacijose vykstančius procesus galima priskirti tam tikriems projektams, svarbu užtikrinti efektyvų jų valdymą. Projektų valdymas tiesiogiai susijęs su organizacijos veiklos efektyvumu, todėl yra reikalingi sprendimai, padedantys kontroliuoti visą su projektais susijusią informaciją ir užtikrinantys sklandžią komunikaciją. Įmonės „Sekasoft“ projektų valdymo sprendimas – tai virtuali erdvė darbuotojų bendradarbiavimui, komunikavimui ir informacijos bei patirčių dalinimuisi.
Projektų krepšelio valdymas
Centralizuojama visa informacija apie vykdomus komercinius, investicinius, vidinius ir kitus projektus. Projektų vadovai periodiškai talpina būsenos ataskaitas, fiksuoja biudžeto ir resursų panaudojimą, prognozuoja terminą, atnaujina rizikos faktorius, registruoja ir kontroliuoja projekto iššūkius. Vadovybė visada mato bendrą situaciją (angl. big picture), o tai lemia projektų valdymo sistemos sėkmingumą.
Projektinės dokumentacijos valdymas
Informacija gali būti peržiūrima konkretaus projekto kampu, pavyzdžiui, projekto sutartys, užduotys, susirašinėjimas, kontaktiniai duomenys, tvarkos ir pan. Projekto dokumentai (planai, ataskaitos, įrašai) rengiami nustatytose formose, derinami ir tvirtinami pagal nustatytas tvarkas, užregistruojami prie projekto.
Projekto dokumentų derinimas/tvirtinimas
Nustatytoje formoje rengiamos paraiškos projektams, idėjoms, iniciatyvoms ir pan., kurios derinamos bei tvirtinamos pagal nustatytą procedūrą – suderinami tikslai ir planas, atliekamas investicinis įvertinimas, tvirtinamas biudžetas ir pan. Taip pat gali būti tvirtinami projektų valdymo sistemos pakeitimai, etapai, Stage Gate vartai.
Projektinių užduočių būsenų ir terminų valdymas
Sekami projektų vykdymo darbai bei užduočių atlikimo eiga. Nuolat atnaujinama informacija apie užduočių įvykdymo ir termino laikymosi santykį. Kontroliuojamas projekto procesas nuo jo pirminės iki galutinės (pridavimo) būsenos.
Projekto darbų plano delegavimas vykdytojams ir proceso būsenų nuskaitymas
Projektų valdymas – efektyviausias sudarant darbų planą ir sekant, kaip jis yra įgyvendinamas vykdytojų. Deleguotas planas vykdytojams yra nuolat sekamas, o projekto būsenos yra atnaujinamos. Taip žinoma, ar vykdytojai efektyviai atlieka savo darbą, matoma, ar projektas bus įvykdytas laiku.
Darbuotojų darbo laiko kontrolė projekte
Kontroliuojami projekto komandos narių darbai ir vedama jų apskaita. Tai suteikia galimybes planuoti ir įvertinti projekto darbus, etapus, darbų apimtis, terminus, komandos sudėtį; taip pat analizuoti žmogiškųjų resursų panaudojimą, įvertinti atskirų projekto komandos narių indėlį ir darbo sąnaudas. Remiantis turima informacija galima tiksliau suplanuoti naujus projektus.
Bendradarbiavimo valdymas
Kaupiama bendradarbiavimo informacija (išsiųsti/gauti el. laiškai, pokalbiai telefonu ar žodžiu, faksas, kita) užregistruojama susiejama su projektu, projekto dalyviais, partneriais, klientais, tiekėjais, kitais kontaktiniais asmenimis arba organizacijomis.
NAUDOS
Užtikrinamas projektų atskaitingumas ir objektyvus vertinimas, turint įrankius projektų rezultatų, tame tarpe ir pelningumo analizei įvairiais pjūviais. Taip projektų valdymas tampa ne tik sėkmingas, bet ir grįstas profesionalia efektyvumo analize.
Visos informacijos apie projektą turėjimas ir ypač galimybė atsekti įvairius padarytus žingsnius padidina projekto dalyvių savikontrolę, o vadovams leidžia sutaupyti laiko projekto priežiūrai.
Visa projekto komunikacija (tiek vidinė, tiek išorinė) prieinama visiems projekto komandos nariams, todėl išvengiama nesusipratimų ar neteisingos informacijos interpretacijos.
Suvaldomos projekto rizikos turint efektyvias valdymo priemones laiku perdėlioti darbų prioritetus.
Įvykdomas atitikimas kokybiniams ir kvalifikaciniams reikalavimams. Reglamentai lengvai pasiekiami per nuorodas.