Centralizuojama visa informacija apie vykdomus komercinius, investicinius, vidinius ir kitus projektus. Projektų vadovai periodiškai talpina būsenos ataskaitas, fiksuoja biudžeto ir resursų panaudojimą, prognozuoja terminą, atnaujina rizikos faktorius, registruoja ir kontroliuoja projekto iššūkius. Vadovybė visada mato bendrą situaciją (angl. big picture), o tai lemia projektų valdymo sistemos sėkmingumą.
Informacija gali būti peržiūrima konkretaus projekto kampu, pavyzdžiui, projekto sutartys, užduotys, susirašinėjimas, kontaktiniai duomenys, tvarkos ir pan. Projekto dokumentai (planai, ataskaitos, įrašai) rengiami nustatytose formose, derinami ir tvirtinami pagal nustatytas tvarkas, užregistruojami prie projekto.
Nustatytoje formoje rengiamos paraiškos projektams, idėjoms, iniciatyvoms ir pan., kurios derinamos bei tvirtinamos pagal nustatytą procedūrą – suderinami tikslai ir planas, atliekamas investicinis įvertinimas, tvirtinamas biudžetas ir pan. Taip pat gali būti tvirtinami projektų valdymo sistemos pakeitimai, etapai, Stage Gate vartai.
Sekami projektų vykdymo darbai bei užduočių atlikimo eiga. Nuolat atnaujinama informacija apie užduočių įvykdymo ir termino laikymosi santykį. Kontroliuojamas projekto procesas nuo jo pirminės iki galutinės (pridavimo) būsenos.
Projektų valdymas – efektyviausias sudarant darbų planą ir sekant, kaip jis yra įgyvendinamas vykdytojų. Deleguotas planas vykdytojams yra nuolat sekamas, o projekto būsenos yra atnaujinamos. Taip žinoma, ar vykdytojai efektyviai atlieka savo darbą, matoma, ar projektas bus įvykdytas laiku.
Kontroliuojami projekto komandos narių darbai ir vedama jų apskaita. Tai suteikia galimybes planuoti ir įvertinti projekto darbus, etapus, darbų apimtis, terminus, komandos sudėtį; taip pat analizuoti žmogiškųjų resursų panaudojimą, įvertinti atskirų projekto komandos narių indėlį ir darbo sąnaudas. Remiantis turima informacija galima tiksliau suplanuoti naujus projektus.
Kaupiama bendradarbiavimo informacija (išsiųsti/gauti el. laiškai, pokalbiai telefonu ar žodžiu, faksas, kita) užregistruojama susiejama su projektu, projekto dalyviais, partneriais, klientais, tiekėjais, kitais kontaktiniais asmenimis arba organizacijomis.
