Каковы преимущества автоматизированного документооборота?

Автоматизация документооборота — все чаще в этом направлении движутся организации в различных секторах бизнеса. Есть много аргументов в пользу изменений — системы документооборота помогают оптимизировать работу в каждой области вашего бизнеса.

Повышение точности и консистенции информации

Даже если один и тот же тип документа (например, коммерческое предложение) подготавливается одним человеком, довольно часто встречаются неточности и несоответствия. Разница может быть в форматировании документа, структуре и т. д. Что в конечном итоге приводит к несогласованности. Кроме того, большое количество неточностей появляется при длительной корректировке конкретных условий (например, при составлении контракта). 

Когда существенная часть текста изменяется в одном месте, то же самое должно быть сделано в другом. Не всегда получается сделать это качественно и быстро. Автоматизация управление документами вам поможет одновременно работать с разными файлами, быстро находить нужные данные и вовремя обновить версии самих документов.

Увеличение производительности и эффективности

Создание новых файлов, поиск уже существующих, согласование, подтверждение без системы управления документами занимает много времени, документы «теряются» — они просто помещаются в неправильную папку или не передаются вовремя. Тратится время на копирование, печать, отправку информации. В результате производительность команды и эффективность работы снижаются.

После установки системы документооборота:

  • Сотрудники получают мгновенный доступ ко всей информации, необходимой для выполнения определенной задачи (например, обработка запроса клиента).
  • Доступна за продолжительное время создана база данных, поэтому различные запросы решаются быстрее.
  • При исполнении различных задач можно использовать заранее подготовленные шаблоны и документы – все делается на основе накопленного самого лучшего опыта.
  • Потеря документов исключается, а необходимую информацию найдете быстро.

С внедрением автоматизированной системы управления документами многие административные задачи, обычно требующие много внимания, выполняются быстрее и успешнее. Это позволяет уменьшить расходы и сэкономить.

Улучшение сотрудничества, повышение удовлетворенности сотрудников работой

Независимо от сферы деятельности, предприятия получают различные запросы от партнеров, клиентов, поставщиков, государственных органов. Как уже упоминалось выше, автоматизированное управление документами делает поиск и представление всей необходимой информации чрезвычайно быстрым.

Однако важно не только внешнее, но и внутреннее сотрудничество — например наем нового сотрудника. Использование системы документооборота, в которой хранится вся информация о культуре компании, инструкции по работе, нормативные документы, внутренние правила, значительно облегчает присоединение к команде.

Еще одним преимуществом является то, что системы управления документами повышают удовлетворенность работой. Автоматизация различных процессов предоставляет сотрудникам больше времени для выполнения более важных, полезных и более интересных задач. Это увеличивает ценность компании как работодателя.