DVS privalumai darbui nuotoliniu būdu

Turiu pastebėti, kad verslams šis metas yra pilnas iššūkių. Išties įdomu, kaip sekasi Jums tvarkytis darbo organizavimo klausimus, dirbant iš namų.

Šiuo metu, kaip niekad, tapo reikalingos ir aktualios priemonės, padedančios dirbti mobiliai ir ypač nutolusiai.

Noriu pasidalinti, kokius uždavinius sprendžia dokumentų valdymo sistemos (DVS), dirbant nuotoliniu būdu:

1. Įprastai užregistruosite gautus raštus bei el. priemonėmis paplatinsite reikalingiems, atsakingiems darbuotojams susipažinti ir esant reikalui vykdyti.

2. Sukontroliuosite visų veiklos procesų vykdymo eigą. Užtikrinsite savalaikį atsakymų išsiuntimą.

3. Palengvinsite darbo komandose organizavimą. Tam pasitarnaus užduočių valdymo įrankiai, el. kalendorius, priminimai apie artimiausius įvykius ir pan.

4. Be galvos skausmo organizuosite užduočių ataskaitas. Tai įgyvendina tokios DVS funkcijos, kaip Užduočių komentarai, būsenos ir ataskaitos.

5. Darbuotojai nepraras galimybės greitai ir paprastai pateikti paraiškas ir prašymus. Personalas, dirbantis iš namų, gali sistemoje užpildyti prašymą atostogoms, laisvadieniui arba inicijuoti jų atšaukimą.

6. Nesustos ir sprendimų priėmimo procesai: automatizuotų darbo sekų pagalba, sėkmingai derinsite ir tvirtinsite užsakymus, pirkimus, ar sutartis.

7. Dar aktualesnis tampa e-pasirašymas, bent ant galutinių dokumentų versijų. Kviečiame pasinaudoti mūsų partnerio Dokobit iniciatyva ir išbandyti elektroninio parašo funkciją nemokamai iki balandžio 30 d.: https://blog.dokobit.com/news/dokobit-offers-free-e-signatures-until-april-30/

8. Darbuotojai sistemos priemonėmis sukontroliuos sutarčių baigimosi terminus ir atsakingų asmenų informavimą. Priminimai suveiks laiku ir būtent apie jums aktualius terminus.

9. Darbuotojai turės galimybę pasiekti darbui reikalingą informaciją susipažinimui, pavyzdžiui, su šiai dienai labai aktualia „Nuotolinio darbo tvarka“. Darbuotojo patvirtinimas, jog susipažino su pakeitimais, įgyvendintas vieno mygtuko paspaudimu.

10. Užtikrinsite efektyvią ir nenutrūkstamą darbuotojų komunikaciją su tiekėjais, Klientais ir partneriais. Tam pasitarnaus Kontaktų registras, taip pat visų įvykių ir veiksmų istorija.

11. Didelėms organizacijoms, naudojančioms DVS, netaps iššūkiu lengvai pasiekiami organizacijos darbuotojų kontaktiniai duomenys, taip pat aktyvi vidinė komunikacija, naudojant Intraneto sprendimą…

Jei domina platesnės galimybės ir įrankiai virtualiam darbui, susisiekime!

#missionEfficiency #digitalworkplace #mobilusdarbas #darbasišnamų #dokumentųvaldymosistema

Juozas Kvederis

Juozas Kvederis

Projektų vadovas

Kilo minčių? Pasidalinkite!