Metų pabaiga: laikas įsivertinti įmonės duomenų valdymą

Iki kitų metų pradžios liko visai nedaug. Tai – puikus metas įvertinti, kas šiais metais versle sekėsi nepriekaištingai, o ką derėtų patobulinti. Kviečiame daugiau dėmesio skirti informacijos (duomenų) valdymui: nuo jo priklauso nemažai kasdien atliekamų procesų. Taigi, aptarkime, ką ir kaip įvertinti bei kokių veiksmų imtis, kad kitais metais duomenų valdymas eitųsi dar sklandžiau.

Informacijos valdymas

Svarbių ir nereikalingų failų kiekis

Jei dar nenaudojate sisteminio sprendimo, pirmiausia siūlome įvertinti, kokios informacijos per šiuos metus sukaupėte daugiausiai. Verta apgalvoti ir fizinius, ir elektroninius variantus. Tai gali būti įvairiausios sutartys, komerciniai pasiūlymai, socialinių tinklų, el. svetainės vaizdinis ir tekstinis turinys, projektų metu išgrynintos idėjos, garso įrašai, elektroniniai laiškai ir t. t.

Apsvarstykite, kokia dalis šios informacijos turi išliekamąją vertę ir ar ta dalis, kuri jums nebeaktuali, yra laiku sunaikinama. Taip pat svarbu įvertinti, kas rūpinasi savalaikiu informacijos pašalinimu ar tiesiog sudėliojimu į reikiamas kategorijas, aplankus. Galbūt tokio žmogaus komandoje net neturite? Gal dėl to nemaža dalis duomenų yra tiesiog sunkiai ar nelaiku pasiekiama? Jei pastebite būtent tokią problemą, sistemiškas informacijos valdymas padės ją įveikti. „Sekasoft“ sukurtoje sistemoje lengva kurti, filtruoti, rūšiuoti ir saugoti įvairiausius duomenis – nuo žiniatinklio turinio iki pardavimo procesų.

 

Sprendimų greitis ir sklaida

Nesvarbu, ar dažniau sprendimus priimate savarankiškai, ar komandiškai: vienu ir kitu atveju tenka pasirūpinti gera jų sklaida, kitaip tariant, iškomunikavimu. Žinoma, pirmiau reikia įsitikinti, kad tie sprendimai priimti remiantis lengvai prieinama svarbia informacija. Jei šįmet dažnai strigote ties kažkuriuo iš šių etapų – pats metas pagalvoti apie elektroninius sprendimus.

Tam, kad įvertintumėte situaciją šiuo atžvilgiu, galite pasikalbėti su skirtingais komandos nariais arba tiesiog atlikti greitą visų darbuotojų apklausą. Paklauskite, kiek vidutiniškai užtrunkama ieškant tam tikro dokumento ar vaizdo įrašo, ar apskritai aišku, kur jų derėtų ieškoti. Atkreipkite dėmesį į duomenų versijas – ar visuomet iškart randama naujausia iš jų.

 

Duomenų valdymas ir saugumas

Informacijos saugumas taip pat apima tiek fizinį, tiek virtualų jūsų įmonės turtą. Bet kurio tipo nuosavybė turi būti prieinama tik konkretiems, su ja dirbantiems asmenims. Šiuo atžvilgiu reikia įvertinti ne tik informaciją, susijusią su standartizuotais veiklos procesais, bet ir konfidencialius, BDAR apibrėžiamus darbuotojų, partnerių duomenis. Akivaizdu – viską laikyti seife ar rakinamame stalčiuje nėra efektyvus sprendimas.

Mūsų siūloma sistema leidžia valdyti bet kurio pobūdžio duomenis ypač saugiai. Sistemoje galima reguliuoti vartotojų prieigą prie konkrečių failų, be to, ypač griežtai valdomas pats prisijungimas prie sistemos. Dokumentai tvirtinami el. parašu, taigi, gerokai sumažėja klastojimo tikimybė.

Tai, ar įmonėje informacija valdoma tinkamai, nulemia daugybė aspektų: nuo klasifikavimo patogumo, aiškumo, efektyvios sklaidos iki elementaraus saugumo. Ko gero, neįmanoma rasti verslo objekto, kuris, neturėdamas specializuotos sistemos, galėtų pasigirti visomis efektyvaus duomenų valdymo ypatybėmis. Būtent tai ir veda mus pačius į priekį – noras, kad turėdami elektroninį sprendimą ne tik atsikratytumėte fizinę vietą naudojančių, neekologiškų popierinių dokumentų, bet ir optimaliai išnaudotumėte visus resursus, nuo darbuotojų laiko iki biudžeto projektams.

Pastebėjote, kad šiais metais nepavyko suvaldyti didžiulio duomenų srauto? Susisiekime – mielai patarsime, kokį šiuolaikišką sprendimą pasirinkti: https://www.sekasoft.com/kontaktai/.