Sklandžiam organizacijos veiklos vykdymui labai svarbu užtikrinti aukštą paslaugų kokybę. Tai padeda išlaikyti esamus bei pritraukti naujus klientus bei partnerius. Kokybės valdymo sistema palengvina šiuos procesus. Taigi, kokių priemonių reikėtų imtis, kad įmonės teikiamas paslaugas vertintų daugelis klientų ir organizacijos veikla nekeltų žmonėms klausimų?
Kodėl svarbu atkreipti daugiau dėmesio į kokybės valdymą?
Kiekvienas vadovas supranta, kad nuo jo teikiamų paslaugų kokybės tiesiogiai priklauso gaunamas pelnas ir klientų pasitenkinimas. Tad tampa aišku, kad aukštesnė kokybė garantuoja klientų lojalumą. Visgi, kokias priemones reikėtų pasitelkti, kad būtų užtikrinta įmonės paslaugų kokybė?
- Pirmiausia, svarbu atsižvelgti į kliento poreikius bei kritiką. Būtent atgalinio ryšio analizė gali padėti sutvarkyti neatitikimus, kurie itin svarbūs gerinant klientų aptarnavimo kokybę.
- Antra, siūlome nuolat tobulinti veiklos planą. Veiklos efektyvumas ir kokybė taip pat stipriai priklauso nuo vidinio organizacijos darbo. Sistemingas plano vykdymas bei nuolatinis tobulinimas užtikrins ir organizuotą kokybės palaikymą.
- Galų gale, rekomenduojama pasinaudoti kokybės valdymo sistema. Tai leis ne tik sklandžiau organizuoti darbą, bet ir užtikrins skaidrius dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus.
Kokybės valdymo sistemos suteikiamos naudos
Greitas reagavimas į klientų poreikius.
Į organizacijos kompiuterinę sistemą įdiegus kokybės valdymui sukurtą sistemą, padidinamas darbuotojų efektyvumas reaguojant į klientų užklausas bei poreikius. Be to, šį procesą gali stebėti ir įmonės vadovai, taip numatydami galimybes ir rizikas.
Efektyvus kokybės neatitikčių valdymas.
Naudojantis neatitikčių valdymo funkcionalumu dokumentų valdymo sistemoje, organizacijos saugumo ir kokybės neatitinkančią situaciją gali pastebėti ir mobilaus telefono ar planšetės pagalba užfiksuoti bet kuris darbuotojas, o atsakingas personalas gali pasirūpinti pasekmių ir priežasčių pašalinimu. Taip pat įvairūs neatitikimai dokumentų valdyme ir reglamentavime gyvybiškai svarbūs pagal ISO standartus veikiančioms organizacijoms. Su kokybės valdymo sistema šie procesai yra palengvinami, pažangus dokumentų valdymo funkcionalumas leidžia išvengti neatitikimų ir užtikrinti aukštesnę veiklos vykdomo kokybę.
Rizikos numatymas.
Tam, kad kokybė nesuprastėtų, taip pat svarbu stebėti vykstančius progresus. Speciali sistema leidžia nustatyti neatitikimus, jų priežastis, numatyti galimas veiklos rizikas ir greitai reaguoti, kad būtų užkirstas kelias krizei. Greitas ir efektyvus rizikos valdymas padeda išvengti paslaugų kokybės nuosmukių ir klientų nepasitenkinimo.
Prevencinių veiksmų numatymas ir organizavimas.
Kokybės neatitikčių valdymas skatina ne tik numatyti galimas rizikas organizacijos veikloje, bet ir pradėti organizuoti prevencinius veiksmus, kad iškilusios rizikingos situacijos nepasikartotų. Taip net pati sudėtingiausia situacija gali būti išspręsta lengvai.
Sistemos įdiegimas
Prieš diegiant programinę įrangą, siūlome nusistatyti esminius tikslus, kurių sieksite šios kokybės valdymo sistemos pagalba. Specialistai parinks efektyviausią ir labiausiai tinkantį programos variantą tam, kad šie tikslai būtų įvykdyti.
Taip pat įdiegus sistemą labai svarbu, kad visi įmonės darbuotojai būtų išsamiai supažindinti su naujovėmis. Privalo būti numatyti prevenciniai, sistemos koregavimui skirti veiksmai.
