DOKUMENTŲ VALDYMAS
Vis daugiau organizacijų, siekdamos padidinti savo veiklos efektyvumą, įdiegia veiklos valdymo sistemas. Dažniausiai pokyčiai prasideda nuo dokumentų kompiuterizavimo. Dokumentų valdymas suteikia galimybę rengti, derinti, tvirtinti, centralizuotai registruoti bei saugoti dokumentus. Tai taip pat padeda juos surasti, persiųsti kitiems organizacijos darbuotojams, valdyti prieigą, registruoti ir kaupti su dokumentais atliktų veiksmų istoriją, susieti dokumentus tarpusavyje, nustatyti bei gauti priminimus apie dokumentus ar su jais susijusius svarbius įvykius. Pasikliaukite mūsų įmonės „Sekasoft“ dokumentų valdymo sistema ir perkelkite savo rūpesčius ant mūsų pečių.
Dokumento rengimas
Dokumentai rengiami pagal iš anksto numatytus šablonus, kurių pagalba paprasčiau ir greičiau užpildomos dokumentų formos. Be to, rengiamą dokumentą nuorodomis galima susieti su kitais reikšmingais dokumentais.
Dokumento derinimas/tvirtinimas
Derinant ir tvirtinant dokumentus galima matyti jų būseną, terminus bei kontroliuoti dokumento derinimo, tvirtinimo sekos dalyvių atliktus veiksmus.
Procesai aprašomi per organizacinės struktūros, pavaldumo, pareigų ir rolių prizmę, todėl jų neveikia personalo kaita. Tvirtinimo ir dokumentų derinimo procese atsižvelgiama į darbuotojų atostogas, ligas ar dėl kitos priežasties neatvykimą į darbą – tam naudojamos pavadavimų funkcijos. Toks dokumentų tvarkymas leidžia užtikrinti efektyvesnį įmonės darbą.
Elektroninių dokumentų sudarymas ir pasirašymas
Dokumento tvirtinimo procese kuriami elektroniniai dokumentai. Jų patvirtinimui (pasirašymui) naudojami kvalifikuoti arba nekvalifikuoti parašai.
Dokumento versijavimas
Dokumentų valdymas apima ir dar vieną svarbų procesą – versijavimą. Tokios sistemos pagalba kuriamos naujos ir saugomos senos to pačio dokumento versijos, sekama versijavimo istorija.
Dokumento registravimas
Dokumentų valdymo sistemos palengvina ir ypač atsakingą etapą – dokumentų registravimą. Užregistruojami arba perduodami registratoriui tiek suderinti ar patvirtinti, tiek nederinti ar nepatvirtinti dokumentai. Dokumentai gali būti registruojami ir automatiškai. Yra galimybė užregistruoti neribotą dokumento priedų kiekį. Užregistruotas dokumentas tampa prieinamas atitinkamiems sistemos naudotojams.
Dokumentų perkėlimas, archyvavimas
Suderinti ar patvirtinti dokumentai (sutartis, išorinė ir/ar vidinė korespondencijos, tvarkomasis dokumentas, instrukcija) perkeliami į jo tipo specializuotą modulį. Seni dokumentai archyvuojami pagal organizacijos iš anksto apibrėžtas taisykles.
Dokumento paieška
Paieška vykdoma pagal dokumento atributus arba bet kokį turinio fragmentą. Greičiau surasti su dokumentu susietas sutartis ar bet kokią informaciją padeda greita paieška dokumentų bazėje.
Prieigos teisių valdymas
Tai –galimybė suteikti ar atimti dokumento skaitymo, redagavimo ir kitas teises atitinkamiems dokumentų valdymo sistemos naudotojams, valdyti prieigą tiek segtuvo, tiek atskiro dokumento, tiek dokumento rekvizitų lygmenyse.
Darbuotojų informavimas
Organizacijos darbuotojų informavimas apie dokumentą, dokumento platinimą. Sistemos priemonėmis dokumentas gali būti persiunčiamas, pridedant žinutę su pastabomis vienam, keliems, visiems ar tik tam tikrai grupei sistemos naudotojų.
Audito informacija
Atliktų veiksmų istorijos registravimas suteikia galimybę peržiūrėti užregistruotą audito informaciją. Žurnale automatiškai registruojami sistemos naudotojų atlikti veiksmai su atitinkamu dokumentu. Išsaugoma tokia informacija, kaip veiksmo data ir laikas, susijęs sistemos naudotojas ir jo atliktas veiksmas. Tokiu būdu organizuojamas dokumentų tvarkymas suteikia tikslią informaciją apie dokumentus ir prieigą prie jų.
NAUDOS
Taupomas darbuotojų laikas, skirtas dokumentų rengimui, derinimui, platinimui, paieškai.
Veiklos istorijos atkūrimas, skaidrumas, efektyvumas.
Mažesni popieriaus, spausdinimo, kopijavimo, transportavimo kaštai. Sutaupoma fizinė vieta skirta popieriniams dokumentams.
Užtikrinimas dokumentų rengimo proceso tęstinumas: informacija prieinama ir procesai valdomi iš bet kur (komandiruotės metu, iš atstovybės, filialų, namų ir pan.). Taip pat ir iš mobiliųjų įrenginių – bet tik tiems, kurie turi prieigos teises.
Sutrumpėja dokumento parengimo ciklo laikas – nuo pradėjimo rengti iki registravimo.
Dokumentų valdymas užtikrina jų atitikimą šiems reikalavimams: raštvedybos, duomenų apsaugos ir kitiems.
Dokumentų šablonų, ataskaitų ruošinių ir standartizuotų procesų dėka išvengiama pakartotinai daromų darbų.