Dokumentai rengiami pagal iš anksto numatytus šablonus, kurių pagalba paprasčiau ir greičiau užpildomos dokumentų formos. Be to, rengiamą dokumentą nuorodomis galima susieti su kitais reikšmingais dokumentais.
Derinant ir tvirtinant dokumentus galima matyti jų būseną, terminus bei kontroliuoti dokumento derinimo, tvirtinimo sekos dalyvių atliktus veiksmus. Procesai aprašomi per organizacinės struktūros, pavaldumo, pareigų ir rolių prizmę, todėl jų neveikia personalo kaita. Tvirtinimo ir dokumentų derinimo procese atsižvelgiama į darbuotojų atostogas, ligas ar dėl kitos priežasties neatvykimą į darbą – tam naudojamos pavadavimų funkcijos. Toks dokumentų tvarkymas leidžia užtikrinti efektyvesnį įmonės darbą.
Dokumento tvirtinimo procese kuriami elektroniniai dokumentai. Jų patvirtinimui (pasirašymui) naudojami kvalifikuoti arba nekvalifikuoti parašai.
Dokumentų valdymas apima ir dar vieną svarbų procesą – versijavimą. Tokios sistemos pagalba kuriamos naujos ir saugomos senos to pačio dokumento versijos, sekama versijavimo istorija.
Dokumentų valdymo sistemos palengvina ir ypač atsakingą etapą – dokumentų registravimą. Užregistruojami arba perduodami registratoriui tiek suderinti ar patvirtinti, tiek nederinti ar nepatvirtinti dokumentai. Dokumentai gali būti registruojami ir automatiškai. Yra galimybė užregistruoti neribotą dokumento priedų kiekį. Užregistruotas dokumentas tampa prieinamas atitinkamiems sistemos naudotojams.
Suderinti ar patvirtinti dokumentai (sutartis, išorinė ir/ar vidinė korespondencijos, tvarkomasis dokumentas, instrukcija) perkeliami į jo tipo specializuotą modulį. Seni dokumentai archyvuojami pagal organizacijos iš anksto apibrėžtas taisykles.
Paieška vykdoma pagal dokumento atributus arba bet kokį turinio fragmentą. Greičiau surasti su dokumentu susietas sutartis ar bet kokią informaciją padeda greita paieška dokumentų bazėje.
Tai –galimybė suteikti ar atimti dokumento skaitymo, redagavimo ir kitas teises atitinkamiems dokumentų valdymo sistemos naudotojams, valdyti prieigą tiek segtuvo, tiek atskiro dokumento, tiek dokumento rekvizitų lygmenyse.
Organizacijos darbuotojų informavimas apie dokumentą, dokumento platinimą. Sistemos priemonėmis dokumentas gali būti persiunčiamas, pridedant žinutę su pastabomis vienam, keliems, visiems ar tik tam tikrai grupei sistemos naudotojų.
Atliktų veiksmų istorijos registravimas suteikia galimybę peržiūrėti užregistruotą audito informaciją. Žurnale automatiškai registruojami sistemos naudotojų atlikti veiksmai su atitinkamu dokumentu. Išsaugoma tokia informacija, kaip veiksmo data ir laikas, susijęs sistemos naudotojas ir jo atliktas veiksmas. Tokiu būdu organizuojamas dokumentų tvarkymas suteikia tikslią informaciją apie dokumentus ir prieigą prie jų.
S. Daukanto g. 23,
44249 Kaunas
Tel.: +370 37 321341
Faks.: +370 37 407340
El.p: info@sekasoft.com
