Dokumentai rengiami pagal iš anksto numatytus šablonus, kurių pagalba paprasčiau ir greičiau užpildomos dokumentų formos. Be to, rengiamą dokumentą nuorodomis galima susieti su kitais reikšmingais dokumentais.
Derinant ir tvirtinant dokumentus galima matyti jų būseną, terminus bei kontroliuoti dokumento derinimo, tvirtinimo sekos dalyvių atliktus veiksmus. Procesai aprašomi per organizacinės struktūros, pavaldumo, pareigų ir rolių prizmę, todėl jų neveikia personalo kaita. Dokumentų derinimo procese atsižvelgiama į darbuotojų atostogas, ligas ar kitas nedarbingumo priežastis – tam naudojamos pavadavimų funkcijos.
Dokumento tvirtinimo procese kuriami elektroniniai dokumentai. Jų patvirtinimui (pasirašymui) naudojami kvalifikuoti arba sistemoje sukonfigūruoti nekvalifikuoti (pažangieji) parašai.
Patogesniam darbui su dokumentais labai svarbu matyti kas redagavo dokumentą, kokie pakeitimai atlikti, taip pat kuri versija yra paskutinė. Sistemos pagalba kuriant naujus dokumentus, saugomos ir senos to pačio dokumento versijos, sekama versijavimo istorija.
Dokumentų valdymo sistema palengvina ir ypač atsakingą etapą – dokumentų registravimą. Užregistruojami arba perduodami registratoriui tiek suderinti ar patvirtinti, tiek nederinti ar nepatvirtinti dokumentai. Dokumentai gali būti registruojami ir automatiškai. Užregistruotas dokumentas tampa prieinamas tik numatytiems darbuotojams.
Suderinti ar patvirtinti dokumentai (sutartys, korespondencija, tvarkomieji dokumentai, instrukcijos) perkeliami į specializuotą modulį. Dokumentai archyvuojami ir sunaikinami pagal organizacijos iš anksto apibrėžtas taisykles.
Paieška vykdoma pagal dokumento atributus arba bet kokį turinio fragmentą. Greičiau surasti su dokumentu susietas sutartis ar bet kokią informaciją padeda greita paieška dokumentų bazėje.
Tai – galimybė suteikti ar atimti dokumento peržiūros, redagavimo ar kitas teises atitinkamiems dokumentų valdymo sistemos naudotojams, valdyti prieigą tiek segtuvo, tiek atskiro dokumento, tiek dokumento rekvizitų lygmenyse.
Organizacijos darbuotojų informavimas apie dokumentą, dokumento platinimą. Sistemos priemonėmis dokumentas gali būti persiunčiamas, pridedant žinutę su pastabomis vienam, keliems, visiems ar tik tam tikrai grupei sistemos naudotojų.
Atliktų veiksmų istorijos registravimas suteikia galimybę peržiūrėti užregistruotą audito informaciją. Žurnale automatiškai registruojami sistemos naudotojų atlikti veiksmai su atitinkamu dokumentu. Išsaugoma tokia informacija, kaip veiksmo data ir laikas, susijęs sistemos naudotojas ir jo atliktas veiksmas. Tokiu būdu organizuojamas dokumentų valdymas suteikia tikslią informaciją apie dokumentus ir prieigą prie jų.
